PAGE檢察院辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強檢察院辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在檢察工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檢察院辦公室及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：辦公室負責全院檔案的集中統(tǒng)一管理，各部門應積極配合，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.真實完整原則：檔案應如實反映檢察工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和復制，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全與機密。二、檔案管理職責（一）辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負責全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.負責檔案庫房的建設、管理和維護，配備必要的檔案保管設備，確保檔案存儲安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行清理。6.負責向同級國家綜合檔案館移交應進館的檔案，并辦理相關手續(xù)。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全院工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料齊全、完整。2.定期將整理好的檔案移交辦公室，并協(xié)助辦公室做好檔案的核對、補充等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，在檔案形成過程中規(guī)范操作，確保檔案質(zhì)量。4.按照規(guī)定的查閱程序，配合辦公室做好檔案的查閱、借閱等工作，及時歸還檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.負責檔案的整理、編目、檢索等工作，提高檔案管理的信息化水平。4.積極為檔案利用者提供服務，及時、準確地查找和提供所需檔案資料。5.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與檢察工作相關的文件、指示、規(guī)定等。2.本院形成的各類文件材料，包括黨組文件、檢察業(yè)務文件、行政管理文件等。3.檢察業(yè)務工作中形成的各類案件材料，如起訴書、判決書、裁定書、證據(jù)材料等。4.本院組織開展的各類會議、活動形成的文件、記錄、紀要等。5.本院工作人員在工作中形成的個人業(yè)務檔案、培訓檔案、考核檔案等。6.其他與檢察工作有關的具有保存價值的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件材料辦理完畢后，及時整理并移交本部門檔案管理人員。3.對于重要文件和緊急文件，應優(yōu)先收集并及時移交辦公室。4.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設與管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲藥品等。3.定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房設施設備正常運行。4.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在檔案密集架上，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行保存，并注明檔案內(nèi)容、日期、來源等信息。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，建立備份機制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本院制定的重要規(guī)章制度、黨組會議記錄、重大案件材料等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性業(yè)務文件、重要會議紀要等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性文件材料、臨時性工作記錄等。5.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并結(jié)合本院實際情況進行調(diào)整。（四）檔案清查與統(tǒng)計1.定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，確保檔案賬實相符。2.每年對檔案的收進、移出、保管等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門報送。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到辦公室查閱。2.外單位人員查閱本院檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)本院分管領導批準后，方可查閱。3.涉及國家機密、檢察工作秘密的檔案，未經(jīng)批準，嚴禁查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應在辦公室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.需要復印檔案的，應經(jīng)辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。4.查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱管理1.本院工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和辦公室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。但最長不得超過[X]個工作日。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標注、污損等。4.借閱人員應按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告辦公室，并承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實際價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應剔除銷毀；對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應進行復審，確定是否繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行全面審查，逐卷逐件分析檔案的內(nèi)容和價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀審批表》經(jīng)辦公室負責人、分管領導審核簽字后，報檢察長批準。4.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，一式兩份，一份留存辦公室，一份交檔案銷毀人員。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全、保密的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方法。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)應用1.使用檔案信息化管理系統(tǒng)進行檔案的錄入、編目、檢索、借閱等操作，實現(xiàn)檔案管理的自動化和信息化。2