PAGE進出檔案室規(guī)章制度匯編一、總則1.目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案的查閱、借閱、使用等行為，特制定本規(guī)章制度匯編。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工及因工作需要進入檔案室的外部人員。3.基本原則檔案管理遵循真實性、完整性、保密性、安全性的原則，確保檔案信息的準確可靠，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案室管理職責1.檔案室管理人員職責負責檔案室的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、上架等。嚴格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。負責檔案的查閱、借閱登記工作，對查閱、借閱情況進行跟蹤和催還。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量和質量。協(xié)助相關部門和人員做好檔案的收集、整理和歸檔工作。2.各部門檔案管理職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時歸檔和安全存放。按照公司檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交檔案室統(tǒng)一管理。在工作中需要查閱、借閱檔案時，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍公司各類文件、合同、協(xié)議、報告、報表、會議記錄、工作計劃、工作總結等。公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。公司財務檔案、審計檔案、稅務檔案等。公司技術檔案、產(chǎn)品檔案、研發(fā)檔案等。公司市場營銷檔案、客戶檔案、業(yè)務檔案等。其他與公司經(jīng)營管理活動相關的檔案。2.檔案收集要求各部門應及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性和準確性。檔案收集應按照檔案管理的分類標準進行分類整理，便于后續(xù)的查閱和管理。對于重要檔案和緊急檔案，應及時移交檔案室進行保管。3.檔案整理規(guī)范檔案整理應遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。檔案應按照年度、機構、問題等進行分類，編制檔案分類目錄。檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。檔案應進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的查閱與借閱1.查閱檔案公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案室管理人員應根據(jù)《檔案查閱申請表》提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等，如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。查閱人員查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和完整性。2.借閱檔案公司員工因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。檔案室負責人應根據(jù)檔案的保密級別和重要程度，決定是否批準借閱申請，并在《檔案借閱申請表》上簽字。借閱人員應持《檔案借閱申請表》到檔案室辦理借閱手續(xù)，領取檔案。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部人員查閱與借閱檔案外部人員因工作需要查閱或借閱公司檔案時，應出具單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱或借閱期限等，經(jīng)公司相關部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。檔案室負責人應根據(jù)檔案的保密級別和重要程度，決定是否批準查閱或借閱申請，并在申請表上簽字。外部人員查閱或借閱檔案時，應在檔案室管理人員的陪同下進行，不得擅自進入檔案室其他區(qū)域。外部人員查閱或借閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和完整性。五、檔案的保管與保護1.檔案保管環(huán)境檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存放。檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財務檔案、人事檔案等。長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務檔案、技術檔案等，保管期限為10年至50年。短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、資料等，保管期限為1年至5年。3.檔案保護措施檔案室管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。在檔案整理、查閱、借閱等過程中，應注意保護檔案的安全，防止檔案受損。對于電子檔案，應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對于重要檔案和機密檔案，應采取加密、封存等措施，加強保護。六、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定公司應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。檔案鑒定工作應由檔案室管理人員、相關部門負責人和專業(yè)人員組成的鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案銷毀對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)檔案室負責人審核后，報公司領導審批。檔案銷毀應在指定的地點進行，由專人負責監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在檔案銷毀清冊上。七、檔案信息化管理1.檔案信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。通過檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為公司的決策和管理提供支持。2.檔案信息化管理要求檔案室應配備必要的計算機設備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。檔案管理人員應熟練掌握檔案管理軟件的操作技能，按照規(guī)定進行檔案信息的錄入、存儲、檢索等工作。檔案信息化管理應遵循檔案管理的基本原則和要求，確保檔案信息的安全與保密。3.電子檔案管理電子檔案應與紙質檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。電子