PAGE檔案班組管理制度及職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案班組管理制度及職責(zé)。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案班組全體成員，涵蓋公司各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集公司各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案班組職責(zé)分工（一）檔案班組長職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案班組的全面管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.組織檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的順利開展。3.定期對檔案工作進(jìn)行總結(jié)和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.協(xié)調(diào)與公司其他部門的關(guān)系，爭取各部門對檔案工作的支持與配合。5.負(fù)責(zé)檔案人員的培訓(xùn)與考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案收集人員職責(zé)1.按照檔案收集范圍和要求，及時收集公司各部門形成的各類檔案。2.對收集到的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的真實性和完整性。3.做好檔案收集記錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、來源、數(shù)量、日期等信息。4.將收集到的檔案及時移交檔案整理人員。（三）檔案整理人員職責(zé)1.按照檔案整理規(guī)范，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。3.對檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊美觀和安全保管。4.定期對整理好的檔案進(jìn)行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（四）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.按照檔案保管期限和分類要求，對檔案進(jìn)行上架存放，并做好標(biāo)識。4.定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.做好檔案庫房的溫濕度記錄，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（五）檔案利用人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定辦理查閱利用手續(xù)。2.根據(jù)查閱利用者的需求，準(zhǔn)確、迅速地提供檔案資料。3.對檔案查閱利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱利用者的姓名、單位、查閱內(nèi)容、日期等信息。4.督促查閱利用者按時歸還檔案，對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。三、檔案收集管理（一）收集范圍1.公司黨群工作類檔案，包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育等方面的文件材料。2.行政管理類檔案，包括公司行政事務(wù)、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等文件材料。3.經(jīng)營管理類檔案，包括市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類檔案，包括公司新建、改建、擴(kuò)建項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的文件材料。6.科研項目類檔案，包括科研項目立項、研究過程、成果鑒定等方面的文件材料。7.會計檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算文件材料。8.聲像檔案，包括公司重大活動、會議、工程建設(shè)等方面的照片、錄音、錄像等資料。9.電子檔案，包括公司各類電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造、損毀。4.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）收集程序1.各部門在工作中形成的檔案，由部門檔案員按照檔案分類要求進(jìn)行整理后，定期移交檔案班組。2.檔案收集人員收到檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.對不符合要求的檔案，收集人員應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。四、檔案整理管理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類情況，按年度機(jī)構(gòu)（問題）編制，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。4.案卷號：在每個目錄內(nèi)，按檔案整理順序依次編號。5.件號：在卷內(nèi)文件材料中，按排列順序依次編號。（四）編目要求1.編制案卷目錄：詳細(xì)記錄案卷的編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息。2.編制卷內(nèi)文件目錄：記錄卷內(nèi)每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。3.編制備考表：放在案卷末尾，記錄案卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。（五）裝訂與裝盒1.對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊美觀。2.采用線裝或膠裝的方式對檔案進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案盒編號、題名、起止日期、保管期限等信息。五、檔案保管管理（一）庫房建設(shè)與設(shè)施1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）庫房管理制度1.嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.定期對庫房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。4.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化及時采取相應(yīng)措施。5.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案利用管理（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人權(quán)益維護(hù)等合法原因查閱檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱利用者需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排檔案利用人員提供檔案，并做好查閱利用登記。（三）利用方式1.檔案查閱利用者可在檔案閱覽室查閱檔案，如需借出，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案利用人員應(yīng)詳細(xì)記錄查閱利用者的姓名、單位、查閱內(nèi)容、日期、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便公司員工和外單位查閱利用檔案。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等處理，確保電子檔案的質(zhì)量和可用性。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶密碼、權(quán)限控制等，防止信息泄露。八、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況進(jìn)行鑒定。2.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。（四）銷毀審批《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。銷毀后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和方式，并由監(jiān)銷人員簽字。九、檔案保密管理（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保守檔案機(jī)密。2.對