PAGE房地產(chǎn)中介檔案制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于業(yè)務(wù)查詢、統(tǒng)計(jì)分析以及為公司決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料管理，包括但不限于房源信息檔案、客源信息檔案、交易合同檔案、業(yè)務(wù)跟進(jìn)記錄檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及客戶隱私、商業(yè)機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。5.可追溯性原則：檔案應(yīng)具備清晰的脈絡(luò)，便于追溯業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司房地產(chǎn)中介檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理公司各類房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)檔案，確保檔案的妥善保管和安全。3.定期對檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便業(yè)務(wù)人員查詢和利用檔案信息。5.對檔案的借閱、歸還、銷毀等情況進(jìn)行記錄和管理。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確，按照檔案管理要求規(guī)范填寫和保存各類文件。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門反饋。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。6.協(xié)助業(yè)務(wù)部門和其他相關(guān)部門查詢和利用檔案信息，提供必要的檔案服務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）房源信息檔案1.房源基本信息：包括房屋地址、面積、戶型、朝向、樓層、裝修情況、產(chǎn)權(quán)狀況等。2.業(yè)主信息：業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼、委托代理情況等。3.房源照片：房屋外觀、內(nèi)部各個(gè)房間的照片等。4.房源評估報(bào)告：由專業(yè)評估機(jī)構(gòu)出具的房屋價(jià)值評估報(bào)告。5.房源跟進(jìn)記錄：記錄房源帶看、客戶反饋、價(jià)格變動(dòng)等情況。編號規(guī)則：以“FY”開頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、房源序號（四位數(shù)字）。例如：FY2023050001。（二）客源信息檔案1.客戶基本信息：客戶姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號碼等。2.客戶需求信息：購房或租房需求、預(yù)算、區(qū)域偏好、房屋類型要求等。3.客戶跟進(jìn)記錄：與客戶溝通的時(shí)間、內(nèi)容、帶看安排等情況。編號規(guī)則：以“KY”開頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、客源序號（四位數(shù)字）。例如：KY2023050001。（三）交易合同檔案1.房屋買賣合同：買賣雙方簽訂的房屋買賣合同文本。2.租賃合同：出租人與承租人簽訂的租賃合同文本。3.合同附件：包括房屋產(chǎn)權(quán)證書、身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)附件。4.合同履行記錄：記錄合同的執(zhí)行情況，如款項(xiàng)收付、房屋交接等。編號規(guī)則：以“HT”開頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、合同序號（四位數(shù)字）。例如：HT2023050001。（四）業(yè)務(wù)跟進(jìn)記錄檔案1.帶看記錄：詳細(xì)記錄每次帶看的時(shí)間、地點(diǎn)、客戶反饋等情況。2.談判記錄：與買賣雙方或租賃雙方進(jìn)行談判的過程記錄。3.重要事件記錄：如合同簽訂、款項(xiàng)到賬、房屋交接等關(guān)鍵事件的記錄。編號規(guī)則：以“GJ”開頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、記錄序號（四位數(shù)字）。例如：GJ2023050001。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份保存。（二）整理流程1.檔案管理人員收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，首先對資料進(jìn)行初步審核，檢查資料是否符合收集要求。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料進(jìn)行分類，將同一類別的資料集中在一起。3.對每份檔案資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對紙張進(jìn)行整理和折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.對于破損或褪色的資料，進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。6.填寫檔案封面和目錄，明確檔案的類別、編號、題名、日期等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號順序依次排列上架存放。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲，建立電子檔案索引目錄，確保電子檔案的可檢索性。（二）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。3.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，確保檔案的安全和整齊。4.對于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。（三）保管期限1.房源信息檔案、客源信息檔案保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。2.交易合同檔案保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。3.業(yè)務(wù)跟進(jìn)記錄檔案保管期限為自記錄形成之日起[X]年。4.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議要求妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行清查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續(xù)，并收回《檔案借閱協(xié)議》。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在公共場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對于涉及客戶隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。4.檔案管理人員離職時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，對所保管的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，并簽訂保密承諾書，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和責(zé)任意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)