PAGE檔案室工作人員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度，規(guī)范檔案室工作人員的行為和工作流程。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室工作人員，包括檔案管理人員、檔案整理人員、檔案借閱人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案資料的安全，防止檔案信息泄露。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的科學(xué)化水平。二、崗位職責(zé)（一）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)和保管，定期檢查檔案的安全狀況，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案資料的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索和利用，為公司各部門提供檔案查詢服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解檔案管理的政策法規(guī)和工作要求。7.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）檔案整理人員1.協(xié)助檔案管理人員開(kāi)展檔案整理工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作。2.負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化處理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給檔案管理人員，并協(xié)助解決。4.參與檔案管理工作的其他相關(guān)事務(wù)，如檔案盤點(diǎn)、檔案清查等。（三）檔案借閱人員1.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，按照規(guī)定程序辦理檔案借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)明確借閱目的和期限，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.對(duì)借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞、丟失，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案借閱人員應(yīng)自覺(jué)遵守檔案管理的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等文件資料。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等個(gè)人資料。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等經(jīng)濟(jì)類檔案。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對(duì)收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的資料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案分類應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況進(jìn)行，一般采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。5.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不得壓字、掉頁(yè)，裝訂材料應(yīng)符合檔案保管要求。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的房間作為檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架存儲(chǔ)，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)的規(guī)范化和科學(xué)化。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案資料，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案資料，保管期限一般為1年至10年不等。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存儲(chǔ)狀況、保管期限、安全情況等。2.定期檢查應(yīng)形成記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.檔案室應(yīng)建立完善的檔案檢索工具，包括紙質(zhì)目錄、電子目錄、索引卡片等，方便檔案的查找和利用。2.檔案檢索工具應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行編制，確保檢索工具的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.電子檢索工具應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索、組合檢索等功能，提高檔案檢索的效率。（二）利用流程1.公司各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》提交給檔案室后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理檔案借閱手續(xù)。3.檔案借閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案室查閱檔案，不得擅自進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域。4.檔案借閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞或抽取、撤換檔案材料。5.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。6.檔案借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（三）特殊利用1.因特殊情況需要將檔案帶出檔案室的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的安全。2.檔案帶出檔案室期間，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的安全狀況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式、載體等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.公司應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)等組成，確保鑒定工作的公正性和權(quán)威性。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿或是否失去保存價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)審查，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)小組成員簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀鑒定表》提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，一般采用焚燒、粉碎等方式。2.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能滿足公司檔案管理的要求。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程管理功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和信息化。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換，提高公司整體工作效率。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。八、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理的責(zé)任和要求，確保檔案安全管理工作有章可循。2.檔案安全管理制度應(yīng)包括檔案存儲(chǔ)安全制度、檔案借閱安全制度、檔案信息化安全制度、檔案保密制度等內(nèi)容。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.嚴(yán)格控制檔案借閱人員的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和登記管理，防止檔案信息泄露。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，確保電子檔案信息的安全。4.定期開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高檔案管理人員和檔案借閱人員的安全意識(shí)和安全技能。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生檔案安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處置。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案管理人員和檔案借閱人員的應(yīng)急處置能力。3.檔案安全事故發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少事故損失。九、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案信息化技術(shù)、檔案安全管理等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）考核制度1.建