PAGE檔案館備用鑰匙管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案館備用鑰匙的管理，確保檔案的安全與完整，特制定本管理制度。本制度旨在規(guī)范備用鑰匙的保管、使用、交接等環(huán)節(jié)，防止因鑰匙管理不善導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案實體受損等情況發(fā)生。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案館備用鑰匙管理的部門和人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案館負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)備用鑰匙管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查備用鑰匙的保管和使用情況，確保制度的有效落實。2.檔案保管人員負(fù)責(zé)備用鑰匙的具體保管工作，嚴(yán)格按照規(guī)定存放備用鑰匙。協(xié)助辦理備用鑰匙的使用申請和歸還手續(xù)，做好相關(guān)記錄。3.使用部門或人員因工作需要使用備用鑰匙時，需提前提交申請，并按規(guī)定使用和歸還。對使用過程中的鑰匙安全負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借或違規(guī)使用。二、備用鑰匙的配備（一）配備原則1.根據(jù)檔案館的實際情況和安全需求，合理配備備用鑰匙。備用鑰匙應(yīng)涵蓋檔案館內(nèi)所有重要區(qū)域和設(shè)備的鑰匙，如檔案庫房大門、檔案柜鎖等。2.備用鑰匙的數(shù)量應(yīng)滿足應(yīng)急使用的要求，但不宜過多，以避免管理混亂。（二）配備流程1.由檔案保管人員根據(jù)檔案館的設(shè)施設(shè)備清單，確定需要配備備用鑰匙的具體部位和數(shù)量。2.填寫備用鑰匙配備申請表，詳細(xì)注明鑰匙所屬部位、用途、預(yù)計數(shù)量等信息，提交給檔案館負(fù)責(zé)人審核。3.檔案館負(fù)責(zé)人審核通過后，安排專人制作備用鑰匙。制作過程應(yīng)嚴(yán)格保密，確保備用鑰匙的安全性。4.備用鑰匙制作完成后，由檔案保管人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括鑰匙的規(guī)格、材質(zhì)、齒形等是否與原鑰匙一致，以及鑰匙的質(zhì)量是否合格。驗收合格后，將備用鑰匙登記入庫。三、備用鑰匙的保管（一）保管地點1.備用鑰匙應(yīng)存放在專門的鑰匙保管箱內(nèi)，保管箱應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。2.鑰匙保管箱應(yīng)放置在安全可靠的位置，如檔案館內(nèi)的監(jiān)控區(qū)域或?qū)ｉT的保管室。（二）保管方式1.備用鑰匙應(yīng)分類存放，按照鑰匙所屬區(qū)域或設(shè)備進(jìn)行編號，并建立詳細(xì)的鑰匙清單。清單內(nèi)容應(yīng)包括鑰匙編號、所屬部位、用途、保管人等信息。2.鑰匙保管箱應(yīng)設(shè)置雙人雙鎖管理制度，由兩名檔案保管人員分別保管一把鑰匙。開啟保管箱時，必須兩人同時在場。3.定期對備用鑰匙進(jìn)行檢查和清點，確保鑰匙的數(shù)量和狀態(tài)與清單一致。如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）保管環(huán)境要求1.保管箱所在的環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。2.避免備用鑰匙接觸腐蝕性物質(zhì)或受到外力撞擊，防止鑰匙損壞。四、備用鑰匙的使用（一）使用申請1.因工作需要使用備用鑰匙時，使用部門或人員應(yīng)提前填寫備用鑰匙使用申請表。申請表應(yīng)注明使用原因、使用時間、預(yù)計歸還時間、使用人姓名及聯(lián)系方式等信息。2.將申請表提交給檔案館負(fù)責(zé)人審批。檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，判斷是否符合使用條件。對于緊急情況，應(yīng)在確保安全的前提下，簡化審批流程，盡快批準(zhǔn)使用申請。（二）使用流程1.經(jīng)審批通過后，使用人憑申請表到檔案保管人員處領(lǐng)取備用鑰匙。領(lǐng)取時，雙方應(yīng)在備用鑰匙領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)，記錄領(lǐng)取時間、鑰匙編號、使用人等信息。2.使用人在使用備用鑰匙過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得擅自更改或用于其他無關(guān)目的。3.使用完畢后，使用人應(yīng)及時將備用鑰匙歸還檔案保管人員。歸還時，雙方再次在備用鑰匙歸還登記表上簽字確認(rèn)，記錄歸還時間、鑰匙狀態(tài)等信息，并檢查鑰匙是否完好無損。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即使用備用鑰匙，但無法提前辦理申請手續(xù)時，使用人應(yīng)在使用后及時向檔案館負(fù)責(zé)人報告，并補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.若備用鑰匙在使用過程中出現(xiàn)損壞或丟失，使用人應(yīng)立即向檔案館負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如更換損壞的鑰匙、查找丟失的鑰匙等。同時，應(yīng)按照規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、備用鑰匙的交接（一）交接原則1.備用鑰匙的交接應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保交接過程清晰、準(zhǔn)確、完整。2.交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對備用鑰匙的數(shù)量、編號、狀態(tài)等信息，如有不符，應(yīng)及時查明原因并處理。（二）交接流程1.檔案保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要進(jìn)行備用鑰匙交接時，應(yīng)提前向檔案館負(fù)責(zé)人報告。2.檔案館負(fù)責(zé)人安排專人負(fù)責(zé)交接工作，并組織交接雙方進(jìn)行現(xiàn)場交接。3.交接過程中，原保管人員應(yīng)將備用鑰匙清單、鑰匙保管箱鑰匙等相關(guān)資料移交給新保管人員，并詳細(xì)介紹備用鑰匙的保管和使用情況。4.新保管人員應(yīng)認(rèn)真核對交接資料和備用鑰匙，確認(rèn)無誤后，雙方在備用鑰匙交接登記表上簽字確認(rèn)。交接登記表應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全備用鑰匙管理監(jiān)督機(jī)制，檔案館負(fù)責(zé)人定期對備用鑰匙的保管和使用情況進(jìn)行檢查。2.設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對備用鑰匙管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的情況，給予舉報人適當(dāng)?shù)莫剟睿`規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.檢查備用鑰匙的保管環(huán)境是否符合要求，保管箱是否正常使用，鑰匙是否按規(guī)定存放。2.核對備用鑰匙的數(shù)量、編號與清單是否一致，鑰匙是否有損壞、丟失等情況。3.檢查備用鑰匙的使用申請和歸還記錄是否完整、準(zhǔn)確，使用過程是否符合規(guī)定。4.檢查備用鑰匙交接手續(xù)是否齊全，交接過程是否規(guī)范。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.對違反備用鑰匙管理制度的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、辭退等。同時，應(yīng)責(zé)令相關(guān)人員采取措施，消除安全隱患，確保檔案的安全。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.制定備用鑰匙管理培訓(xùn)計劃，定期組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括備用鑰匙管理制度、保管方法、使用流程、應(yīng)急處理等方面的知識。2.培訓(xùn)方式可以采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳教育1.通過內(nèi)部通告、宣傳欄、工作群等渠道，宣傳備用鑰匙管理制度的重要性和相關(guān)要求，提高員工的安全意識和責(zé)任意識。2.定期發(fā)布備用鑰匙管理工作動態(tài)和典型案例，讓員工了解制度的執(zhí)行情況和違規(guī)后果，引導(dǎo)員工自覺遵守制度。八、附則（一）制度修