PAGE監(jiān)理單位實施監(jiān)理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)理單位檔案管理，確保監(jiān)理檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理單位在各類建設工程項目監(jiān)理活動中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：監(jiān)理檔案應如實反映監(jiān)理工作的實際過程和成果。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作各環(huán)節(jié)的文件資料，確保檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和流程進行檔案管理。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善監(jiān)理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、協(xié)調各項目監(jiān)理組的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理本單位的監(jiān)理檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，提出改進措施。（二）項目監(jiān)理組職責1.負責本項目監(jiān)理過程中各類文件資料的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）監(jiān)理人員職責1.在監(jiān)理工作過程中，及時、準確地形成各類文件資料，并妥善保管。2.按照檔案管理規(guī)定，將個人工作中產生的文件資料定期移交至項目監(jiān)理組。三、監(jiān)理檔案的分類與編號（一）分類1.監(jiān)理規(guī)劃類：包括監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等。2.監(jiān)理工作文件類：如監(jiān)理指令、監(jiān)理通知、會議紀要、工作聯系單等。3.工程質量控制文件類：工程質量檢驗記錄、材料設備質量證明文件、質量問題處理記錄等。4.工程進度控制文件類：進度計劃、進度報表、進度調整記錄等。5.工程造價控制文件類：工程計量支付文件、費用索賠文件、竣工結算審核文件等。6.合同管理文件類：合同文件、合同變更記錄、合同糾紛處理文件等。7.竣工驗收文件類：竣工驗收報告、工程質量評估報告、竣工資料審查記錄等。8.其他文件類：如監(jiān)理工作總結、監(jiān)理人員資質文件、外部來文等。（二）編號采用分類編號法，對每一類檔案進行編號。編號格式為：[分類代碼][年份][流水號]。分類代碼按照上述分類順序依次用兩位數字表示，如監(jiān)理規(guī)劃類為“01”，監(jiān)理工作文件類為“02”等。年份用四位數字表示，流水號按照檔案形成的先后順序依次編排。例如，2號監(jiān)理通知的編號為“022023002”。四、監(jiān)理檔案的收集與整理（一）收集要求1.項目監(jiān)理組應明確專人負責檔案收集工作，確保監(jiān)理工作中產生的各類文件資料及時、完整地收集。2.監(jiān)理人員在工作過程中應及時將形成的文件資料交至項目監(jiān)理組的檔案管理人員，不得私自留存。3.對于外部單位發(fā)送的與監(jiān)理工作相關的文件，如建設單位文件、施工單位文件等，應及時簽收并進行登記，納入監(jiān)理檔案管理范圍。（二）整理要求1.檔案管理人員收到文件資料后，應按照分類標準進行初步分類。2.對每份文件進行編號、登記，填寫文件題名、日期、來源、保管期限等信息。3.對紙張破損、字跡模糊的文件進行修復或復制，確保文件的可讀性。4.按照文件形成的時間順序或邏輯順序進行排列，同一事由的文件應集中在一起。5.對于圖紙類文件，應折疊成A4幅面，并在右下角加蓋檔號章。五、監(jiān)理檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目監(jiān)理組應在每個月的月底將當月整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.工程竣工后，項目監(jiān)理組應在規(guī)定時間內（一般為竣工驗收后一個月內）將全部監(jiān)理檔案移交至檔案管理部門。（二）歸檔程序1.項目監(jiān)理組填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的類別、數量、題名等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后在移交清單上簽字。3.檔案管理部門按照編號順序將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、題名、年度、保管期限等信息。4.將檔案盒存放在專門的檔案庫房中，按照檔案類別和保管期限進行排列上架。六、監(jiān)理檔案的保管（一）保管期限1.短期檔案：保管期限為3年，主要包括監(jiān)理工作中形成的一般性文件資料，如監(jiān)理日記、一般性會議紀要等。2.中期檔案：保管期限為10年，包括工程質量檢驗記錄、工程進度報表等重要文件資料。3.長期檔案：保管期限為永久，涵蓋監(jiān)理規(guī)劃、工程質量評估報告、竣工驗收報告等核心文件資料。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、密集架、除濕機、空調等。4.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案的安全保管。（三）檔案的清點與核對1.檔案管理部門應定期（每年至少一次）對檔案進行清點和核對，確保檔案的數量、完整性和準確性。2.如發(fā)現檔案有缺失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。七、監(jiān)理檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內部人員因工作需要查閱監(jiān)理檔案。2.建設單位、施工單位等相關單位因工程建設需要查閱監(jiān)理檔案。3.司法機關、行政主管部門等因工作需要依法查閱監(jiān)理檔案。（二）利用程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表提供的信息，查找相應的檔案，并在檔案查閱登記本上記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后在查閱登記本上注明歸還時間。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)生上述情況，應承擔相應的責任。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如有問題及時處理。八、監(jiān)理檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.限制檔案查閱人員范圍，對查閱敏感檔案的人員進行嚴格審查。4.在檔案利用過程中，不得泄露檔案中的敏感信息。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。2.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故。九、檔案管理的信息化建設（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.利用信息技術建立監(jiān)理檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作效率。（二）電子檔案管理1.對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲。2.電子檔案應與紙質檔案同步更新，確保兩者內容一致。3.加強電子檔案的安全管理，設置訪問權限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。十、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各項目監(jiān)理組的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各項目監(jiān)理組和檔案管理人