PAGE醫(yī)院檔案管理制度流程表一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度流程表。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映醫(yī)院各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定向醫(yī)院內(nèi)部各科室及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.參與醫(yī)院檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案提出鑒定意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。8.負(fù)責(zé)對醫(yī)院各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。9.開發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供決策支持和參考依據(jù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合協(xié)調(diào)、人事管理、財務(wù)管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面的檔案。3.醫(yī)療管理類：主要涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等醫(yī)療業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。4.護(hù)理管理類：包含護(hù)理質(zhì)量管理、護(hù)理人員培訓(xùn)、護(hù)理科研等護(hù)理工作方面的文件。5.教學(xué)管理類：有關(guān)醫(yī)院教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)活動、學(xué)生管理等教學(xué)工作的檔案。6.科研管理類：涉及醫(yī)院科研項目申報、研究過程、科研成果等科研工作的文件材料。7.設(shè)備管理類：包括醫(yī)院設(shè)備采購、驗收、使用、維護(hù)、報廢等設(shè)備全生命周期管理的檔案。8.物資管理類：有關(guān)醫(yī)院物資采購、庫存管理、物資供應(yīng)等物資管理工作的檔案。9.基建管理類：涵蓋醫(yī)院基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的檔案。10.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄醫(yī)院重要活動、醫(yī)療場景、科研成果等內(nèi)容的檔案。（二）檔案編號1.采用年度類別流水號的編號方式。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：用兩位大寫英文字母表示，對應(yīng)上述十大類檔案類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.流水號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，按檔案形成時間先后順序依次編號，從“0001”開始。5.例如，一份2023年形成的行政管理類第5份檔案，編號為“2023XZ0005”。四、檔案收集（一）收集范圍1.醫(yī)院各科室、部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.醫(yī)院員工個人在參與醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的材料。3.醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.醫(yī)院舉辦或參加各類會議、活動形成的文件、資料、照片、錄像等。5.醫(yī)院收到的上級文件、通知、批示等。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫檔案材料。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，做到內(nèi)容一致。4.收集的檔案材料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，區(qū)分不同類別和保管期限，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，各科室、部門應(yīng)在每月底前將本月的檔案材料收集整理后移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目、突發(fā)事件等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后的一周內(nèi)及時收集整理并移交檔案管理部門。3.醫(yī)院員工離職時，所在科室應(yīng)督促其將個人在工作中形成的屬于醫(yī)院的檔案材料全部移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理步驟1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致或破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件材料的閱讀和日后的查閱利用。3.編頁號：對已裝訂的檔案材料逐頁編寫頁號，頁號編寫在文件正面的右上角，背面的左上角。4.編目：填寫檔案目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、保管期限等項目。檔案目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡工整、清晰。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔號、年度、類別、起止件號、保管期限等。六、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理后的各類檔案材料均應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔時間1.每年上半年形成的檔案材料，應(yīng)在當(dāng)年7月底前完成歸檔；下半年形成的檔案材料，應(yīng)在次年3月底前完成歸檔。2.特殊情況或重大項目形成的檔案材料，應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔程序1.檔案管理部門接收各科室、部門移交的檔案材料后，按照檔案整理要求進(jìn)行再次審核和整理。2.審核無誤后，將檔案材料按照檔案分類和編號順序依次排列上架，完成歸檔工作。3.建立檔案歸檔臺賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計檔案歸檔情況。七、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.對磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止信息丟失。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.根據(jù)檔案的保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房出入登記制度。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。3.加強(qiáng)對檔案信息安全的保護(hù)，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對，減少損失。八、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別、檔號等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及醫(yī)院重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請人還需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案類別、檔號等信息，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請人提供的信息，查找并提取所需檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案類別、檔號、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及醫(yī)院重要機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱申請人還需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位借閱醫(yī)院檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、檔案類別、檔號、借閱期限等信息，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請人提供的信息，查找并提取所需檔案。3.借閱人員與檔案管理人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保管責(zé)任等事項。4.檔案管理人員將檔案交借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人員姓名、單位、借閱檔案名稱、檔號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，注銷借閱登記。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已到保管期限的檔案，重點審查其是否仍具有查考利用價值，是否涉及醫(yī)院重要?dú)v史事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、知識產(chǎn)權(quán)等方面的信息。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，列出已到保管期限的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案清單，對每一份檔案進(jìn)行逐一鑒定，并填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的保管期限、鑒定意見（繼續(xù)保存、銷毀）等內(nèi)容。3.對鑒定為繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并調(diào)整檔案保管位置；對鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案