PAGE城建檔案館規(guī)章制度匯編一、總則（一）目的為加強城建檔案館的管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，特制定本規(guī)章制度匯編。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本城建檔案館全體工作人員以及與城建檔案管理相關(guān)的各方人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證城建檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映城市建設(shè)活動的全過程。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對城建檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)城市建設(shè)和社會發(fā)展為宗旨，積極提供檔案信息服務(wù)，滿足社會各方面對城建檔案的利用需求。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.各類城市規(guī)劃、建設(shè)項目的前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程檔案，如道路、橋梁、排水、供電、供水、供氣等工程的設(shè)計、施工、監(jiān)理文件。3.房屋建筑工程檔案，涵蓋建筑工程的立項、用地、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收等全過程文件。4.市政公用設(shè)施工程檔案，包括城市軌道交通、公園綠地、污水處理、垃圾處理等工程檔案。5.地下管線工程檔案，包括各類地下管線的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工測量等資料。6.城市建設(shè)拆遷、改造項目檔案，包括拆遷許可證、拆遷補償協(xié)議、改造規(guī)劃等文件。7.城市建設(shè)科研項目檔案，涉及城市建設(shè)領(lǐng)域的科研成果、技術(shù)報告等。8.其他與城市建設(shè)相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，向城建檔案館移交檔案。2.移交的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案載體應(yīng)符合要求，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強的書寫材料，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲安全。（三）收集程序1.建設(shè)項目立項后，建設(shè)單位應(yīng)及時向城建檔案館報送檔案收集計劃。2.在項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位應(yīng)督促各參建單位做好檔案的形成、積累和整理工作。3.項目竣工后，建設(shè)單位應(yīng)組織相關(guān)單位對檔案進(jìn)行初步審查，合格后向城建檔案館移交。4.城建檔案館對移交的檔案進(jìn)行驗收，對不符合要求的檔案，退回建設(shè)單位重新整理，直至驗收合格。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循城建檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照工程類型分為城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房屋建筑、市政公用設(shè)施、地下管線等類別。2.每個類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行細(xì)分。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案：對文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.電子檔案：按照電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分類存儲、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)著錄等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（四）整理流程1.接收檔案后，首先對檔案進(jìn)行清點核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，確定檔案的歸屬類別。3.對每份檔案進(jìn)行編號，編制目錄，填寫備考表等。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.將整理好的檔案上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，實現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案保管制度（一）保管場所1.城建檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜監(jiān)控設(shè)備等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.對珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和城建檔案的價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期三種。1.永久保管的檔案：反映城市建設(shè)重大歷史事件、重要規(guī)劃決策、標(biāo)志性建筑等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為50年左右，主要是城市建設(shè)中一般性的重要文件。3.短期保管的檔案：保存期限為10年左右，包括一些時效性較強的文件。（四）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。4.定期對檔案進(jìn)行清點核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門在工作中需要查閱相關(guān)檔案資料。2.科研機構(gòu)、高等院校等單位開展城市建設(shè)領(lǐng)域研究需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、律師事務(wù)所等因辦案需要查閱相關(guān)檔案。4.其他依法依規(guī)需要查閱城建檔案的單位和個人。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請表經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，提交城建檔案館審核。3.城建檔案館對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并告知查閱時間、地點等相關(guān)事宜。4.查閱人員憑有效證件到城建檔案館查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損毀檔案。（三）利用方式1.提供原件查閱：對于需要查閱原件的，經(jīng)批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.提供復(fù)印件：對于不能提供原件查閱或查閱人員需要留存資料的，可根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用需求，提供復(fù)印件，并加蓋城建檔案館印章。3.電子數(shù)據(jù)提供：對于電子檔案，可根據(jù)利用需求，提供電子數(shù)據(jù)拷貝，但應(yīng)采取必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值得到準(zhǔn)確評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史、現(xiàn)實和未來利用價值。2.參考檔案的保管期限、形成時間、重要程度等因素。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合判斷檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出擬銷毀檔案清單。2.擬銷毀檔案清單報館領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，對擬銷毀檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。4.選擇安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，并做好銷毀記錄。5.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，與銷毀清單一并歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、保管、利用情況。3.檔案鑒定與銷毀情況。4.檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運行等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動統(tǒng)計分析。3.定期開展檔案統(tǒng)計調(diào)查，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（三）統(tǒng)計報表1.根據(jù)統(tǒng)計內(nèi)容，定期編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案收進(jìn)移出報表、檔案利用情況報表等。2.統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，按時報送館領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。八、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的城建檔案。2.在規(guī)定時間內(nèi)不宜公開的檔案信息。（二）保密措施1.加強對檔案工作人員的保密教育，提高保密意識。2.對檔案庫房、查閱場所等進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置必要的保密設(shè)施。3.嚴(yán)格控制檔案查閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行查閱。4.對檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）保密責(zé)任1.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對違反保密規(guī)定的行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對因工作需要接觸保密檔案的人員，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）館長崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)城建檔案館的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，組織實施并監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，指導(dǎo)檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高檔案管理水平。3.負(fù)責(zé)館內(nèi)人員的管理和培訓(xùn)，組織開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流活動。4.負(fù)責(zé)與上級主管部門、相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，爭取支持，促進(jìn)城建檔案工作的發(fā)展。5.負(fù)責(zé)檔案庫房、設(shè)備等設(shè)施的管理和維護，確保檔案安全保管。（二）檔案業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)城建檔案的收集、整理、鑒定、編目等具體業(yè)務(wù)工作，確保檔案質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護，定期檢查檔案狀況，做好庫房管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)，接待查閱人員，提供檔案信息咨詢，做好利用登記工作。4.參與檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確填報統(tǒng)計報表。5.協(xié)助開展檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。（三）檔案庫房管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，確保庫房安全。2.定期檢查庫房的溫濕度、消防設(shè)備、防蟲藥品等，做好記錄和維護工作。3.負(fù)責(zé)檔案的上架、下架、搬運等工作，保證檔案存放有序，便于查找。4.協(xié)助檔案業(yè)務(wù)人員做好檔案整理、清點核對等工作。（四）檔案數(shù)字化人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔