PAGE招標(biāo)代理檔案管理等制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)代理檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的規(guī)范化水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的部門(mén)及人員，包括但不限于招標(biāo)業(yè)務(wù)部、檔案管理部、法務(wù)部等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：涵蓋招標(biāo)代理業(yè)務(wù)全過(guò)程的各類(lèi)文件、資料均應(yīng)納入檔案管理，確保檔案的全面性。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）招標(biāo)業(yè)務(wù)部1.負(fù)責(zé)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)過(guò)程中各類(lèi)文件、資料的收集、整理和初步審核。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將整理好的資料移交檔案管理部。3.配合檔案管理部進(jìn)行檔案的查詢(xún)、借閱等工作。（二）檔案管理部1.制定檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理的各項(xiàng)要求。2.接收、整理、保管招標(biāo)代理檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢(xún)和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率。（三）法務(wù)部1.審核招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)合同、文件等的合法性，確保符合法律法規(guī)要求。2.對(duì)涉及法律糾紛的檔案提供法律支持和指導(dǎo)。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.項(xiàng)目前期文件：包括招標(biāo)人委托代理協(xié)議、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、資金來(lái)源證明等。2.招標(biāo)文件：涵蓋招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。3.投標(biāo)文件：包含投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件、資格證明文件等。4.開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)文件：如開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家意見(jiàn)等。5.合同文件：招標(biāo)人與中標(biāo)人簽訂的合同文本及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。6.其他文件：如項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+項(xiàng)目編號(hào)+檔案類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：以四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.項(xiàng)目編號(hào)：根據(jù)公司內(nèi)部項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則確定，確保每個(gè)項(xiàng)目具有唯一標(biāo)識(shí)。4.檔案類(lèi)別代碼：按照上述檔案分類(lèi)，分別用不同的字母表示，如“XQ”表示項(xiàng)目前期文件，“ZB”表示招標(biāo)文件等。5.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：2023年的某項(xiàng)目，其招標(biāo)文件的編號(hào)為2023XM001ZB001。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.招標(biāo)業(yè)務(wù)部在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)隨時(shí)注意文件資料的產(chǎn)生，及時(shí)收集各類(lèi)與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。2.對(duì)于外來(lái)文件，如招標(biāo)人提供的資料、投標(biāo)人提交的文件等，應(yīng)進(jìn)行簽收登記，確保文件的完整性。3.收集的文件應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（二）整理要求1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.去除文件中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，確保文件整齊。4.對(duì)于同一項(xiàng)目的相關(guān)文件，應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程順序進(jìn)行排列，便于查閱。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.招標(biāo)業(yè)務(wù)部整理好的檔案資料，應(yīng)定期移交檔案管理部。2.檔案管理部接收檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行再次審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核無(wú)誤后，按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并將檔案裝入檔案盒，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。4.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的指定位置，建立檔案存放索引。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大利益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或法律糾紛的檔案，如重要項(xiàng)目的招標(biāo)代理資料、涉及公司核心業(yè)務(wù)的合同等。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和時(shí)效性，分別設(shè)定10年、15年、20年等不同的保管期限。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、監(jiān)控設(shè)備等。3.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案架上，排列整齊，便于查找。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部。3.檔案管理部根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過(guò)程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案。（二）借閱程序1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部向借閱人提供檔案，并收取一定的押金（根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定）。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，檔案管理部有權(quán)追回檔案，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.涉及公司商業(yè)秘密、招標(biāo)人及投標(biāo)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人、借閱人的行為，確保檔案信息不被泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)按照預(yù)案及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定程序1.檔案管理部定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部人員、招標(biāo)業(yè)務(wù)部相關(guān)人員等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、法律糾紛等情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于擬銷(xiāo)毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，記錄銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。4.《檔案銷(xiāo)毀登記表》應(yīng)與《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》等相關(guān)資料一并歸檔保存。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.招標(biāo)業(yè)務(wù)部在業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件，如電子文檔、電子郵件、電子表格等，應(yīng)按照檔案分類(lèi)要求進(jìn)行收集。2.對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行整理，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整。同時(shí)，按照檔案編號(hào)規(guī)則為電子文件命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案，應(yīng)通過(guò)