PAGE長(zhǎng)春市技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)長(zhǎng)春市技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在技術(shù)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開(kāi)發(fā)等活動(dòng)中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于長(zhǎng)春市行政區(qū)域內(nèi)從事技術(shù)活動(dòng)的各類企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下簡(jiǎn)稱“組織”）。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則技術(shù)檔案管理工作應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散管理造成的檔案缺失或混亂。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映技術(shù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則涵蓋技術(shù)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，包括但不限于技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備維護(hù)、質(zhì)量控制等方面的資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則技術(shù)檔案的管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，以滿足組織內(nèi)部技術(shù)交流、科研創(chuàng)新、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等工作的需要。二、技術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各組織應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)，或指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理工作。技術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)組織規(guī)模和實(shí)際情況，設(shè)置檔案管理部門、檔案室或配備檔案管理人員。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)技術(shù)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定本組織技術(shù)檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本組織各部門的技術(shù)檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。建立健全技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。開(kāi)展技術(shù)檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為組織的技術(shù)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供參考依據(jù)。負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)接收、登記和整理本部門或本崗位產(chǎn)生的技術(shù)文件材料，按照歸檔要求及時(shí)移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案的整理、編目、上架等工作，確保檔案的整齊有序。負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，保證檔案的安全。定期對(duì)所保管的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的完整和安全。參與檔案的鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)檔案信息和意見(jiàn)。協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)。三、技術(shù)檔案的范圍與分類（一）范圍技術(shù)檔案包括組織在技術(shù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，主要涵蓋以下方面：1.科研項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書等。項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、研究論文、技術(shù)總結(jié)等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑒定證書、成果獎(jiǎng)勵(lì)文件等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)條件、工藝文件等。產(chǎn)品試制過(guò)程中的記錄、測(cè)試報(bào)告、改進(jìn)方案等。產(chǎn)品批量生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制文件、生產(chǎn)工藝變更文件等。3.生產(chǎn)技術(shù)檔案生產(chǎn)工藝流程文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修計(jì)劃與報(bào)告、設(shè)備改造文件等。原材料檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理文件等。4.技術(shù)引進(jìn)與合作檔案技術(shù)引進(jìn)合同、協(xié)議、技術(shù)資料、技術(shù)消化吸收記錄等。對(duì)外技術(shù)合作項(xiàng)目的相關(guān)文件，如合作意向書、合作方案、合作成果報(bào)告等。5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案專利申請(qǐng)文件、專利證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施、侵權(quán)糾紛處理文件等。（二）分類技術(shù)檔案可根據(jù)其形成領(lǐng)域、載體形式、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。常見(jiàn)的分類方法有：1.按專業(yè)分類機(jī)械工程技術(shù)檔案電子信息技術(shù)檔案化工技術(shù)檔案生物醫(yī)藥技術(shù)檔案建筑工程技術(shù)檔案等2.按載體形式分類紙質(zhì)檔案電子檔案聲像檔案（照片、錄音、錄像等）實(shí)物檔案（樣品、模型等）3.按時(shí)間分類年度檔案項(xiàng)目周期檔案各組織可根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇合適的分類方法，并保持分類的相對(duì)穩(wěn)定性和一致性。四、技術(shù)檔案的收集與整理（一）收集要求1.明確收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的技術(shù)檔案范圍，及時(shí)收集本部門在技術(shù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.確定收集時(shí)間對(duì)于科研項(xiàng)目、產(chǎn)品研發(fā)等有明確周期的技術(shù)活動(dòng)，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或階段結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案；對(duì)于日常生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)定期收集，如每月或每季度收集一次。3.保證收集質(zhì)量收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份。（二）整理方法1.分類整理按照預(yù)先確定的分類方法，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件集中在一起。2.編號(hào)編目為每份文件材料編制唯一的編號(hào)，并進(jìn)行編目。編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、來(lái)源、保管期限等，以便于檢索和查詢。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，去除金屬物，保持頁(yè)面整齊。對(duì)于幅面較大的圖紙，可采用折疊方式進(jìn)行整理，使其符合檔案保管要求。4.數(shù)字化處理對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。五、技術(shù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.整理后的技術(shù)檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量進(jìn)行檢查，符合要求的予以歸檔。2.歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立檔案歸檔目錄，記錄檔案的歸檔時(shí)間、編號(hào)、題名、保管期限等內(nèi)容，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、滅火器材等。2.檔案存放方式檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷毀；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年至15年。4.檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽樣檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.檔案安全管理嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的安全。六、技術(shù)檔案的利用與借閱（一）利用方式1.提供檔案查閱檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者可根據(jù)需要查閱相關(guān)檔案，并在查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.檔案復(fù)制對(duì)于需要復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.檔案編研成果利用檔案管理部門應(yīng)積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、專題匯編等編研成果，為利用者提供便捷的檔案信息服務(wù)。利用者可根據(jù)需要查閱和使用編研成果。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)組織內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.借閱審批檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限和利用情況等因素，決定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還借閱者應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱者的責(zé)任。5.借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄借閱者姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息，以便對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則技術(shù)檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。2.檔案的保管價(jià)值根據(jù)檔案的形成背景、作用、歷史意義等因素，評(píng)估檔案的保管價(jià)值，確定其是否仍具有保存必要。3.檔案的密級(jí)審查檔案的密級(jí)是否符合國(guó)家保密規(guī)定，是否需要調(diào)整密級(jí)或解密。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容。2.審批銷毀檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.實(shí)施銷毀檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)