PAGE檔案室安全管理制度牌匾一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和可用性，特制定本安全管理制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員。（二）適用范圍本制度涵蓋了檔案室的設施設備、檔案資料存儲、人員操作規(guī)范、安全檢查與應急處理等方面，旨在保障檔案室在日常運營及各類情況下的安全穩(wěn)定。（三）引用法律法規(guī)及行業(yè)標準本制度依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案管理規(guī)定》以及相關檔案安全管理行業(yè)標準制定，確保各項管理措施合法合規(guī)。二、檔案室安全管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案室安全管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案管理人員的安全培訓和教育活動，提高安全意識和操作技能。3.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。4.負責檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲和保管，確保檔案的安全與完整。5.配合公司/組織內(nèi)部安全管理部門及外部相關部門的安全檢查與調(diào)查工作。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案室安全管理制度，履行崗位職責。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括借閱登記、歸還檢查、整理上架等，確保檔案資料的準確與有序。3.做好檔案室的安全防范工作，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，定期檢查設施設備的運行狀況。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問題及時報告，并協(xié)助采取相應的處理措施。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容及相關信息。（三）其他部門職責1.各部門應配合檔案管理部門做好檔案資料的收集與移交工作，確保檔案資料的及時歸檔。2.在使用檔案資料過程中，嚴格遵守檔案借閱制度，妥善保管檔案，按時歸還。3.協(xié)助檔案管理部門開展安全檢查和應急處理工作，提供必要的支持與配合。三、檔案室設施設備安全管理（一）檔案室選址與布局1.檔案室應選擇在安全、干燥、通風良好的位置，遠離火源、水源、污染源及人員流動頻繁的區(qū)域。2.檔案室內(nèi)部應合理劃分功能區(qū)域，包括檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應保持適當?shù)木嚯x，以確保安全。3.檔案存儲區(qū)應設置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應牢固、穩(wěn)定，符合檔案存放要求。（二）安全防護設施1.檔案室應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備、報警裝置等安全防護設施，確保檔案室的安全。2.監(jiān)控設備應覆蓋檔案室的各個區(qū)域，確保24小時不間斷監(jiān)控，監(jiān)控記錄應保存一定期限，以備查閱。3.報警裝置應定期進行檢查和維護，確保其靈敏可靠，能夠及時發(fā)現(xiàn)并報警安全異常情況。（三）溫濕度控制設備1.配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，如空調(diào)、除濕機、加濕器等，確保檔案室的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對溫濕度調(diào)節(jié)設備進行檢查和維護，確保其正常運行，保證檔案室的溫濕度符合檔案保管要求。（四）消防設施1.檔案室應配備足夠數(shù)量、種類合適的消防設施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護。2.消防設施應放置在明顯、易取用的位置，周圍不得堆放雜物，確保在緊急情況下能夠迅速使用。3.組織檔案管理人員參加消防培訓，掌握基本的消防知識和滅火技能，熟悉消防設施的使用方法。（五）電氣設備管理1.檔案室的電氣設備應符合國家安全標準，安裝規(guī)范，不得私拉亂接電線。2.定期對電氣設備進行檢查和維護，確保其正常運行，防止因電氣故障引發(fā)安全事故。3.在檔案室無人時，應關閉不必要的電氣設備電源，節(jié)約能源，確保安全。四、檔案資料安全管理（一）檔案收集與整理1.各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收檔案資料時，應認真核對檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案資料及時反饋給移交部門進行補充或更正。3.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對檔案資料進行科學、合理的整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）檔案存儲1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等，并采取相應的保護措施。3.對重要、珍貴的檔案資料應采取特殊的存儲方式，如專柜存放、加密存儲等，確保其安全。（三）檔案借閱與歸還1.建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱流程、借閱期限等。2.借閱檔案時，借閱人應填寫借閱申請表，經(jīng)相關負責人批準后，方可借閱。3.檔案管理人員應嚴格按照借閱申請表的內(nèi)容進行檔案借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。5.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案資料，檔案管理人員應認真檢查歸還檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并按照相關規(guī)定進行處理。（四）檔案保密管理1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員及其他涉及檔案工作的人員的保密意識，明確保密責任。2.對檔案資料的查閱、使用、傳遞、存儲等環(huán)節(jié)進行嚴格保密管理，采取加密存儲、限制訪問權限、專人專管等措施，防止檔案信息泄露。3.嚴格控制檔案資料的知悉范圍，未經(jīng)批準，不得向無關人員透露檔案內(nèi)容。4.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，應按照相關保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息的安全。（五）檔案銷毀1.建立檔案銷毀制度，明確檔案銷毀的條件、程序、審批權限等。2.對已超過保管期限、失去保存價值或其他需要銷毀的檔案資料，應進行認真鑒定，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)相關負責人批準后，方可銷毀。3.檔案銷毀應在指定的場所進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。4.檔案銷毀后，應及時在檔案管理系統(tǒng)中進行記錄，并將銷毀申請表、銷毀清單等相關資料進行歸檔保存。五、人員安全管理（一）人員準入與培訓1.檔案管理人員應具備良好的政治素質、職業(yè)道德和業(yè)務能力，經(jīng)過嚴格的選拔和考核后上崗。2.對新入職的檔案管理人員進行入職培訓，培訓內(nèi)容包括公司/組織概況、檔案管理制度、安全操作規(guī)程、保密知識等，培訓合格后方可正式上崗。3.定期組織檔案管理人員參加安全培訓和繼續(xù)教育活動，不斷提高其安全意識和業(yè)務水平。（二）人員操作規(guī)范1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案室的各項操作規(guī)程，不得違規(guī)操作。2.在檔案整理、存儲、查閱等過程中，應輕拿輕放，避免對檔案資料造成損壞。3.嚴禁在檔案室吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等，確保檔案室的消防安全。4.離開檔案室時，應關閉門窗、電器設備電源等，確保檔案室的安全。（三）人員考核與獎懲1.建立檔案管理人員考核制度，定期對檔案管理人員的工作表現(xiàn)、安全責任履行情況等進行考核。2.對在檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的人員，給予表彰和獎勵；對違反檔案安全管理制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理，構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、安全檢查與隱患整改（一）安全檢查計劃1.制定檔案室安全檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查周期、檢查人員等。2.安全檢查應包括日常檢查、定期檢查、專項檢查等多種形式，確保檔案室安全管理工作無死角。（二）安全檢查內(nèi)容1.設施設備檢查：包括防盜門窗、監(jiān)控設備、報警裝置、溫濕度控制設備、消防設施、電氣設備等的運行狀況、完好程度等。2.檔案資料檢查：包括檔案的收集、整理、存儲、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況，檔案資料的完整性、準確性、安全性等。3.人員操作檢查：檔案管理人員的操作規(guī)范執(zhí)行情況、安全意識等。（三）隱患整改措施1.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，應及時記錄，并分析原因，制定整改措施。2.整改措施應明確整改責任人、整改期限、整改目標等，確保隱患得到及時有效的整改。3.對重大安全隱患，應立即采取臨時防護措施，并向上級主管部門報告，制定詳細的整改方案，限期整改到位。4.整改完成后，應進行復查，確保隱患整改徹底，符合安全要求。七、應急管理（一）應急預案制定1.制定檔案室安全應急預案，明確應急組織機構、應急響應程序、應急處置措施等。2.應急預案應根據(jù)檔案室可能面臨的安全事故類型，如火災、水災、盜竊、泄密等進行針對性制定，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地進行應對。（二）應急演練1.定期組織檔案管理人員參加應急演練，提高其應急處置能力和協(xié)同配合能力。2.應急演練應包括火災撲救、疏散逃生、檔案搶救等內(nèi)容，演練結束后，對應急預案進行評估和修訂，不斷完善應急預案。（三）應急處置1.發(fā)生安全事故時，檔案管理人員應立即啟動應急預案，按照應急處置措施進行處置。2.在確保