PAGE招采合約部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強招采合約部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招采合約部在各類招采活動及合約管理過程中形成的所有檔案資料。（三）檔案定義招采合約部檔案是指在招采項目的策劃、實施、監(jiān)督及合約簽訂、執(zhí)行、變更、終止等過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招采合約部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映招采合約活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對涉及商業(yè)秘密、敏感信息的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善招采合約部檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各崗位人員檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.負責檔案的集中保管、分類編目、數(shù)字化處理、存儲備份等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案的查閱、利用提供便利。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目招采合約文件資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.對所負責項目檔案資料的完整性、準確性負責，確保檔案資料真實反映項目實際情況。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的信息和解釋。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.按照規(guī)定為檔案查閱、利用人員提供服務，做好登記和記錄工作。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀檔案進行審核和登記。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招采項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、招采計劃等。2.招采文件，如招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。3.合約文件，包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。4.往來函件，與供應商、合作方、相關部門等之間的溝通函、詢價函、報價函、催款函等。5.會議紀要，招采合約相關會議的記錄。6.驗收文件，項目驗收報告、驗收記錄等。7.財務文件，與招采合約相關的付款憑證、發(fā)票、費用結算清單等。8.其他與招采合約活動有關的文件資料。（二）收集要求1.各崗位人員應及時將工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照招采項目類別、文件類型等進行分類。如分為工程類招采檔案、物資類招采檔案、服務類招采檔案等，每類再細分為前期文件、招采文件、合約文件等。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，目錄應清晰準確，便于查閱。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目負責人在項目結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和整理質量，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知項目負責人補充完善。3.審核通過后，檔案管理部門將檔案進行上架歸檔，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息。（二）保管期限1.招采項目前期文件、招采文件、合約文件等重要檔案資料保管期限為[X]年。2.往來函件、會議紀要等一般性檔案資料保管期限為[X]年。3.財務文件按照國家財務檔案管理規(guī)定執(zhí)行保管期限。（三）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，備份存儲地點應與原始存儲地點分離，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的聲像檔案，應進行數(shù)字化處理后存儲，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全。2.檔案庫房應保持整潔，嚴禁在庫房內吸煙、堆放雜物等。3.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，查閱申請人需經公司分管領導審批，并嚴格遵守保密規(guī)定。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關審批人審批。2.審批通過后，查閱申請人將申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內容，查找并提供相應檔案，同時做好查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或損害公司利益。2.如需對檔案進行引用、公開披露等，應經過公司相關部門審核批準，并確保引用和披露的內容準確無誤，不涉及公司機密信息。3.檔案管理人員應對檔案的查閱、利用情況進行跟蹤和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，一般每年進行一次。2.全面審查原則：對檔案的內容、價值、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結果準確可靠。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員等組成，對擬銷毀檔案進行集體審議，形成鑒定意見。（二）鑒定方法1.審查檔案的內容，判斷其是否仍具有保存價值，如是否涉及重要業(yè)務、法律糾紛、歷史記錄等。2.查閱檔案的利用情況，統(tǒng)計檔案的查閱頻率、利用價值等，作為鑒定的參考依據(jù)。3.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案的保管期限進行評估。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組對保管期滿且無保存價值的檔案進行逐一鑒定，形成《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如紙質檔案應采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人等信息。4.銷毀記錄應長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的招采合約部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和一致性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和操作系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。安裝殺毒軟件和防火墻，防范網絡安全風險，防止數(shù)據(jù)泄