PAGE社區(qū)檔案管理三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)各類檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集社區(qū)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率，滿足社區(qū)工作和居民的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以社區(qū)黨委書記為組長(zhǎng)，社區(qū)居委會(huì)主任、副書記為副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)社區(qū)各類檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。制定檔案整理計(jì)劃，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。建立檔案借閱、利用登記制度，做好檔案借閱、歸還和利用效果反饋工作。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放安全，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理員。按照檔案管理要求，做好本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。配合檔案管理員做好檔案管理的各項(xiàng)工作，接受檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括社區(qū)黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、精神文明建設(shè)等方面的文件材料。2.社區(qū)建設(shè)類：涉及社區(qū)規(guī)劃與發(fā)展、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、綠化美化等工作的文件資料。3.社區(qū)管理類：涵蓋社區(qū)治安綜合治理、人口與計(jì)劃生育、民政事務(wù)、勞動(dòng)保障、社區(qū)服務(wù)等方面的檔案。4.社區(qū)服務(wù)類：有關(guān)社區(qū)志愿者服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)、社區(qū)教育、社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)等工作形成的檔案材料。5.其他類：社區(qū)與上級(jí)部門、轄區(qū)單位、居民之間往來的文件、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各類具有保存價(jià)值的材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備，具有保存價(jià)值。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將收集整理好的檔案移交檔案管理員，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：按照黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、精神文明建設(shè)等類別進(jìn)行分類。2.社區(qū)建設(shè)類：分為社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、綠化美化等子類。3.社區(qū)管理類：包括治安綜合治理、人口與計(jì)劃生育、民政事務(wù)、勞動(dòng)保障、社區(qū)服務(wù)等分類。4.社區(qū)服務(wù)類：根據(jù)志愿者服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)、社區(qū)教育、社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)等進(jìn)行分類。5.其他類：按照文件性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類。（二）整理方法1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.分類編號(hào)：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，編制檔案分類目錄，并為每份檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和存放。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案存放安全。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案壽命。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)內(nèi)部各部門在工作中查閱檔案，用于工作參考、決策依據(jù)、解決問題等。2.居民查閱：居民因個(gè)人事務(wù)需要查閱與其自身相關(guān)的檔案，如戶籍檔案、婚姻檔案、社會(huì)保障檔案等。3.其他單位或個(gè)人查閱：因工作需要，經(jīng)社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，其他單位或個(gè)人可以查閱社區(qū)檔案。（二）利用手續(xù)1.社區(qū)內(nèi)部查閱：各部門工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理員處查閱。2.居民查閱：居民查閱與其自身相關(guān)的檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理員核實(shí)身份后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱涉及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.其他單位或個(gè)人查閱：其他單位或個(gè)人查閱社區(qū)檔案，應(yīng)提前向社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等情況，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）利用反饋檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員。檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解利用效果，收集利用者的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的形成背景、內(nèi)容價(jià)值、歷史意義等進(jìn)行全面審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限：依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合社區(qū)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.征求意見：征求檔案形成部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及檔案利用者的意見，綜合考慮各方面因素，對(duì)檔案的存毀做出準(zhǔn)確判斷。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立社區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案目錄和檔案全文信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.隨著檔案管理工作的開展，及時(shí)更新和維護(hù)電子檔案信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置系統(tǒng)用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問。2.采取防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密等安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染和數(shù)據(jù)泄露，確保電子檔案信息安全。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用效果等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入社區(qū)