PAGE市醫(yī)院會計檔案制度范本一、總則（一）制定目的為了加強市醫(yī)院會計檔案管理，規(guī)范會計檔案整理、保管、利用等行為，確保會計檔案的真實、完整、安全，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市醫(yī)院及其所屬各部門、科室在會計核算過程中形成的各類會計檔案。（三）基本原則會計檔案管理應遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案的內容（一）會計憑證類1.原始憑證，包括各種發(fā)票、收據、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照記賬憑證的編號順序排列，附原始憑證的應注明原始憑證張數(shù)。（二）會計賬簿類1.總賬，包括總分類賬、明細分類賬等。2.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。3.固定資產明細賬，記錄醫(yī)院固定資產的增減變動及結存情況。4.輔助賬簿，如往來明細賬、成本費用明細賬等。（三）財務報告類1.月度、季度、年度財務報表，包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務情況說明書，對醫(yī)院財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量等進行綜合分析說明。3.其他財務報告，如專項財務分析報告、審計報告等。（四）其他類1.銀行存款余額調節(jié)表，每月銀行存款日記賬與銀行對賬單核對后編制。2.銀行對賬單，銀行定期提供的本醫(yī)院賬戶資金收支明細。3.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交的情況。4.會計檔案保管清冊，詳細登記會計檔案的保管情況。5.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的相關信息。6.其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，如會計電算化數(shù)據備份、會計軟件升級記錄等。三、會計檔案的整理（一）整理要求1.會計憑證應按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面、封底。封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內容。2.會計賬簿應在年度終了后，將各賬戶的賬頁順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊。封面應注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)等內容。3.財務報告應按年度、季度、月份分別裝訂成冊，封面應注明單位名稱、報告種類、年度、月份、日期等內容。4.其他類會計檔案應根據其性質和特點，進行分類整理，分別裝訂成冊或裝盒保管。（二）編號方法1.會計憑證編號采用年度流水號，如[年度]第[X]號。2.會計賬簿編號采用賬簿類別代碼加年度流水號，如總賬[年度]第[X]號、日記賬[年度]第[X]號等。3.財務報告編號采用報告種類代碼加年度流水號，如年度財務報表[年度]第[X]號、季度財務報表[年度][季度]第[X]號等。4.其他類會計檔案編號根據其類別和保管期限，制定相應的編號規(guī)則。（三）裝訂規(guī)范1.裝訂會計憑證時，應使用棉線在左上角裝訂，保證牢固、整齊。2.裝訂會計賬簿時，應使用膠水或線繩將賬頁固定，防止賬頁脫落。3.裝訂財務報告時，應使用訂書機或線繩將報告裝訂成冊，確保報告平整、美觀。4.裝訂后的會計檔案應加封條，并在封條處加蓋裝訂人員印章。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務報告類年度財務報表永久保管，月度、季度財務報表保管期限為10年。4.其他類銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.醫(yī)院應設置專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案保管庫（室）應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，按照編號順序排列整齊，便于查找和利用。2.會計檔案應建立保管清冊，詳細記錄會計檔案的名稱、類別、編號、保管期限、存放地點等信息。3.醫(yī)院應定期對會計檔案進行清查盤點，確保會計檔案賬實相符。4.會計檔案保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案提供給無關人員查閱、復制。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.醫(yī)院內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人批準。2.財務部門應指定專人負責提供查閱服務，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應嚴格按照批準的范圍查閱，不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。3.查閱結束后，查閱人員應在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還會計檔案時，保管人員應認真核對，確保會計檔案完整無損。（二）借閱程序1.醫(yī)院外部單位或個人查閱會計檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經醫(yī)院分管領導簽字同意后，報財務部門負責人批準。2.財務部門應與借閱單位或個人簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項。借閱人員應按照協(xié)議規(guī)定的范圍和期限借閱會計檔案，不得擅自轉借、復印或用于其他目的。3.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還會計檔案。保管人員應對歸還的會計檔案進行認真檢查，如有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.醫(yī)院財務部門應定期對保管期滿的會計檔案進行清理，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細列明會計檔案的名稱、類別、編號、保管期限、銷毀原因等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經財務部門負責人審核后，報醫(yī)院分管領導審批。3.醫(yī)院應成立會計檔案銷毀工作小組，由財務部門、審計部門、檔案管理部門等人員組成，負責組織實施會計檔案銷毀工作。4.會計檔案銷毀工作小組應在指定的地點對會計檔案進行銷毀，并對銷毀過程進行現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀完畢后，銷毀人員應在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.《會計檔案銷毀清冊》應永久保存，作為醫(yī)院會計檔案管理工作的重要資料。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的收集1.醫(yī)院應建立健全電子會計檔案管理制度，明確電子會計檔案的收集范圍、收集方式、收集時間等要求。2.財務部門應定期將電子會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計資料進行整理、備份，確保電子會計檔案的完整、準確。3.電子會計檔案的格式應符合國家規(guī)定的標準，能夠長期保存和有效利用。（二）電子會計檔案的存儲1.醫(yī)院應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子會計檔案進行存儲。存儲設備應定期進行備份，防止數(shù)據丟失。2.電子會計檔案應存儲在專用的服務器或存儲介質上，并設置相應的訪問權限，確保電子會計檔案的安全。3.醫(yī)院應建立電子會計檔案索引目錄，方便查找和利用電子會計檔案。（三）電子會計檔案的利用1.醫(yī)院應建立電子會計檔案查閱、借閱制度，明確查閱、借閱的流程和權限。查閱、借閱電子會計檔案應使用專用的軟件和設備，確保電子會計檔案的安全。2.電子會計檔案應與紙質會計檔案同步管理，紙質會計檔案的保管期限和銷毀程序適用于電子會計檔案。3.醫(yī)院應定期對電子會計檔案進行檢查和維護，確保電子會計檔案的可讀性和可用性。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.醫(yī)院財務部門應定期對會計檔案管理工作進行自查，檢查會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.醫(yī)院審計部門應定期對會計檔案管理工作進行審計，監(jiān)督會計檔案管理工作的合法性、合規(guī)性和有效性。（二）外部檢查1.醫(yī)院應接受