PAGE檔案管理制度行政單位行政單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為行政單位各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及全體工作人員形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映行政單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理行政單位在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，便于檔案的查閱、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立行政單位檔案管理室，作為本單位檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，配備必要的檔案管理人員。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀本單位各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。4.對(duì)本單位各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為行政單位各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)，編研檔案資料，編寫大事記、組織沿革等參考資料。6.做好檔案的移交工作，按照規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交期滿的檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作，及時(shí)催還借閱的檔案。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后監(jiān)督銷毀。6.協(xié)助檔案管理室負(fù)責(zé)人開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入檔案信息，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案包括行政單位的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、人事任免文件、機(jī)構(gòu)編制文件等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案涵蓋本行政單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料、項(xiàng)目資料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、調(diào)研成果等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算資料等。4.聲像電子類檔案照片、錄音、錄像、電子文件等，反映行政單位重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景、領(lǐng)導(dǎo)視察等情況。5.實(shí)物檔案獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、印章等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）檔案收集要求1.各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對(duì)收集的檔案材料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)剔除重復(fù)、無效的材料。（三）檔案整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類。一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、聲像電子類、實(shí)物檔案等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份檔案。3.裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，保持整齊牢固，便于翻閱。4.編目要求編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰、便于查找。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.聲像電子類檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。存儲(chǔ)載體應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、耐久性好的介質(zhì)，并按照規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。3.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可根據(jù)實(shí)物的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用專柜存放、陳列展示等方式進(jìn)行保管，并做好登記和標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則反映行政單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映行政單位一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。反映行政單位短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有參考價(jià)值的檔案，列為10年保管。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行等情況，對(duì)破損、褪色、霉變等檔案要及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行綜合判斷：檔案內(nèi)容是否已過時(shí)效，對(duì)當(dāng)前工作無參考利用價(jià)值。檔案信息是否已公開或可從其他途徑獲取。檔案涉及的事項(xiàng)是否已處理完畢，無后續(xù)查考必要。（三）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本行政單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理；對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。5.檔案銷毀后，檔案管理室應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.本行政單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國家機(jī)密、工作秘密的檔案，須經(jīng)本行政單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱與借閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和保管要求，確定是否批準(zhǔn)查閱或借閱，并告知查閱、借閱人員相關(guān)注意事項(xiàng)。3.查閱、借閱人員憑有效證件到檔案管理室查閱或借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作，記錄查閱、借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱及編號(hào)等信息。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，如需帶出檔案管理室，須經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。（三）查閱與借閱要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。3.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱檔案的情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案安全和完整。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱卷數(shù)等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向本行政單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門報(bào)送，并做好統(tǒng)計(jì)分析工作，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.行政單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交期滿的