PAGE新聞媒體檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強新聞媒體檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本新聞媒體實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本新聞媒體及所屬各部門在新聞采訪、編輯、出版、發(fā)行等業(yè)務(wù)活動中形成的各種載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：新聞媒體檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責歸口管理，各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映新聞媒體各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集新聞媒體在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，做到檔案整理、分類、編號、編目等工作的規(guī)范化、標準化。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）職責分工1.檔案管理部門貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本新聞媒體檔案管理制度。負責新聞媒體檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用檔案。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳教育。組織檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清查盤點。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準確。配備兼職檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照檔案管理部門的要求，及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成范圍及內(nèi)容1.新聞采訪檔案采訪計劃、提綱、任務(wù)書等。采訪記錄（文字、錄音、錄像等），包括采訪對象的基本情況、談話內(nèi)容、事件經(jīng)過等。采訪素材（照片、底片、錄音帶、錄像帶、數(shù)碼文件等）。采訪總結(jié)、報告及相關(guān)審批文件。2.編輯檔案稿件編輯流程記錄，包括選題策劃、稿件撰寫、編輯加工、校對審核等環(huán)節(jié)的相關(guān)文件和記錄。編輯修改記錄，如稿件修改稿、批注、審核意見等。版面設(shè)計方案、小樣、大樣及相關(guān)審批文件。3.出版檔案出版物的排版文件、清樣、付印樣等。出版物的版權(quán)頁、封面、封底、目錄、正文等樣書。出版合同、協(xié)議，包括與作者、出版社、印刷廠等簽訂的合同。出版物的發(fā)行記錄，如發(fā)行渠道、發(fā)行量、銷售統(tǒng)計等。4.發(fā)行檔案發(fā)行計劃、方案及相關(guān)審批文件。發(fā)行渠道資料，包括與發(fā)行商、代理商簽訂的合同、協(xié)議，發(fā)行網(wǎng)點分布等。發(fā)行統(tǒng)計報表、銷售記錄、客戶反饋信息等。5.行政管理檔案新聞媒體的機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、勞動人事等文件。財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿等財務(wù)檔案。固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備采購合同、清單、驗收報告、使用維護記錄等。會議記錄、紀要、決議等文件。對外宣傳、交流合作等活動的相關(guān)文件和資料。6.技術(shù)檔案新聞媒體的技術(shù)設(shè)備檔案，包括設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試、驗收、維護、維修等文件和記錄。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)的建設(shè)、運行、維護等相關(guān)技術(shù)文檔。新聞制作、播出、傳輸?shù)燃夹g(shù)流程記錄和技術(shù)標準文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人和時間要求，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導(dǎo)，督促各部門按時完成檔案收集工作。3.對于重要的、具有保存價值的檔案，應(yīng)及時收集并妥善保管，防止檔案的散失和損壞。4.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄的完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。（三）收集時間1.新聞采訪檔案應(yīng)在采訪任務(wù)完成后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.編輯檔案應(yīng)在稿件編輯完成并正式出版后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。3.出版檔案應(yīng)在出版物正式發(fā)行后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。4.發(fā)行檔案應(yīng)在每月末或每季度末[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交檔案管理部門。5.行政管理檔案和技術(shù)檔案應(yīng)按照檔案管理部門的要求定期收集整理，并移交檔案管理部門。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.年度分類法：將檔案按年度分開，即同一年度形成的檔案歸為一類。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)新聞媒體的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案按部門分類，即同一部門形成的檔案歸為一類。3.問題分類法：按照檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為不同的類別，如新聞采訪、編輯、出版、發(fā)行、行政管理、技術(shù)等類別。（三）整理方法1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。2.編頁號：對裝訂后的檔案進行編頁號，頁號應(yīng)編寫在每頁文件的右上角，正面編在右上角，背面編在左上角。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標明案卷號、年度、保管期限、密級等信息。（四）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學、組卷合理、排列有序。2.整理后的檔案應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。3.檔案整理人員應(yīng)嚴格按照整理規(guī)范進行操作，并對整理質(zhì)量負責。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體和溫濕度控制等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度測量設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.新聞媒體檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映新聞媒體主要職能活動和歷史面貌的，對新聞媒體、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映新聞媒體一般工作活動，在較長時間內(nèi)對新聞媒體工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映新聞媒體短期工作活動，在較短時間內(nèi)對新聞媒體工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和新聞媒體的實際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同確定。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限和分類順序排列存放，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，同時應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。5.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃定標準，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)文件、內(nèi)容虛假或已被新文件替代的文件等，進行鑒定。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案清單進行審核，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、密級、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。（四）銷毀記錄銷毀檔案時，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.新聞媒體內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱、借閱檔案。4.其他經(jīng)檔案管理部門批準的單位或個人查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記，注明借閱日期、檔案名稱、借閱期限等信息，并向檔案管理人員出具借條。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制檔案時，應(yīng)注明復(fù)制日期、檔案名稱、復(fù)制份數(shù)等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案時