PAGE幼兒園工會(huì)換屆檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范幼兒園工會(huì)換屆檔案管理工作，確保工會(huì)換屆工作的順利進(jìn)行，維護(hù)工會(huì)組織的歷史真實(shí)面貌，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園工會(huì)換屆過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工會(huì)換屆工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理換屆過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、組織機(jī)密等內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）工會(huì)委員會(huì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工會(huì)換屆檔案的收集、整理、歸檔工作。2.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檔案管理人員職責(zé)1.具體負(fù)責(zé)工會(huì)換屆檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案收集范圍（一）籌備階段檔案1.換屆工作籌備方案、工作計(jì)劃。2.成立換屆工作領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)工作機(jī)構(gòu)的文件。3.會(huì)員代表資格審查相關(guān)材料，包括會(huì)員代表名單、會(huì)員資格證明等。（二）會(huì)議文件檔案1.換屆工作會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議等文件。2.選舉辦法、選票、計(jì)票結(jié)果、選舉結(jié)果報(bào)告等選舉相關(guān)材料。3.新當(dāng)選工會(huì)委員會(huì)、經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)、女職工委員會(huì)等組成人員名單及相關(guān)材料。（三）文件材料檔案1.上級(jí)工會(huì)關(guān)于換屆工作的批復(fù)、指示等文件。2.本幼兒園關(guān)于換屆工作的請示、報(bào)告等文件。3.換屆工作中形成的各類規(guī)章制度、工作流程等文件。（四）其他檔案1.換屆工作中的照片、音像資料等。2.與換屆工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件、資料。四、檔案整理要求（一）分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為籌備工作類、會(huì)議文件類、文件材料類、其他類等。（二）編號(hào)規(guī)則對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，籌備工作類檔案編號(hào)為“CB001”，其中“CB”表示籌備工作類，“001”為該類檔案的順序號(hào)。（三）裝訂要求1.對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊。2.采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成的具體年月日。3.保管期限分為永久、定期（[X]年），應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定保管期限。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.永久保管的檔案：涉及工會(huì)組織重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定為[X]年。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況清晰準(zhǔn)確。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本幼兒園內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)工會(huì)主席簽字同意后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和工會(huì)主席簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）檔案復(fù)制1.如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和工會(huì)主席簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由工會(huì)委員會(huì)成員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)工會(huì)委員會(huì)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在指定