PAGE銀行檔案室制度管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度管理規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于銀行內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：銀行檔案室對全行各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及銀行機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為銀行各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管銀行各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類貸款檔案、存款檔案、結(jié)算檔案、信用卡檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.人事檔案：員工履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等資料。4.行政檔案：公文、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、印章使用記錄等。5.其他檔案：與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并定期進(jìn)行整理。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，以防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、性質(zhì)等進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)、合理。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于快速檢索。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：銀行章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、歷史沿革資料等。3.長期保管的檔案期限為15年至50年，包括：各類業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，包括：一般性文件、資料等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。五、檔案利用（一）利用范圍1.本行內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因法律訴訟、審計(jì)、監(jiān)管等原因需要查閱本行檔案。（二）利用程序1.本行內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱本行檔案，應(yīng)出具正式函件，說明查閱目的和范圍，并經(jīng)銀行相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合銀行實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.采用直接鑒定法，對每一份檔案進(jìn)行逐一審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記注銷，確保檔案管理系統(tǒng)中的信息與實(shí)際情況一致。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.為銀行各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，包括防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等措施，確保檔案信息的安全。4.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保電子檔案的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體銀行內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、檢索利用的便捷性等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)等方面。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部門定期對檔案室及各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或特定事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書