PAGE編委辦公室檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)編委辦公室檔案的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于編委辦公室全體工作人員以及因工作需要查閱檔案的外部人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是編委辦公室在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。二、檔案查閱原則（一）依法依規(guī)原則檔案查閱必須遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及編委辦公室的相關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。（二）安全保密原則嚴(yán)格確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。（三）服務(wù)工作原則檔案查閱應(yīng)緊密圍繞編委辦公室的工作需要，為各項(xiàng)決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持，提高工作效率和質(zhì)量。三、檔案查閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部人員查閱1.編委辦公室工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）外部人員查閱1.外單位因工作需要查閱編委辦公室檔案，須提前向編委辦公室提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.編委辦公室收到申請(qǐng)函后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門通知外單位查閱人員，并告知查閱的相關(guān)要求和注意事項(xiàng)。四、檔案查閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部人員查閱權(quán)限1.編委辦公室工作人員可根據(jù)工作需要查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的各類檔案。2.查閱涉及多個(gè)部門或重要、機(jī)密檔案時(shí)，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部人員查閱權(quán)限1.外單位查閱檔案的范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在申請(qǐng)函中明確的內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。2.一般情況下，外部人員只能查閱公開或經(jīng)批準(zhǔn)可以查閱的檔案。如需查閱涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并簽訂保密協(xié)議。五、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.無(wú)論是內(nèi)部人員還是外部人員，在查閱檔案前均需提前與檔案管理部門進(jìn)行預(yù)約，確定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。2.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管狀況和查閱需求，合理安排查閱時(shí)間，并進(jìn)行登記。（二）查閱準(zhǔn)備1.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提前準(zhǔn)備好相關(guān)檔案，并在指定場(chǎng)所等候查閱人員。2.查閱人員到達(dá)后，檔案管理部門工作人員應(yīng)再次核對(duì)查閱人員身份及查閱申請(qǐng)信息。（三）現(xiàn)場(chǎng)查閱1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自操作檔案管理設(shè)備。2.查閱過(guò)程中，如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。摘抄、復(fù)印的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）歸還整理1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門工作人員。2.檔案管理部門工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行整理上架。六、檔案查閱記錄與監(jiān)督（一）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、摘抄復(fù)印內(nèi)容等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查1.編委辦公室定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保查閱行為符合本制度規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)查閱過(guò)程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行調(diào)查處理，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密要求1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等傳播檔案信息。（二）保密協(xié)議1.對(duì)于涉及機(jī)密、敏感信息的檔案查閱，外部人員應(yīng)與編委辦公室簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。八、檔案查閱的特殊情況處理（一）緊急查閱1.因工作緊急需要查閱檔案，無(wú)法提前辦理正常審批手續(xù)的，查閱人員應(yīng)向辦公室領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后可先行查閱，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)緊急查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并跟蹤后續(xù)審批手續(xù)的辦理情況。（二）檔案損壞或丟失1.在查閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人員應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)，對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，確保檔