PAGE部機(jī)關(guān)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)部機(jī)關(guān)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)檔案的真實性、可靠性和可用性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于部機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的安全管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防范各類安全風(fēng)險，確保檔案實體和信息安全。2.預(yù)防為主原則：建立健全檔案安全預(yù)防機(jī)制，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制度規(guī)范原則：依據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定完善的檔案安全管理制度，規(guī)范各項操作流程。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案安全管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，組織實施檔案安全管理工作。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管等工作，確保檔案質(zhì)量符合安全管理要求。3.定期組織檔案安全檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改，并向上級報告。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保障庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，維護(hù)庫房安全環(huán)境。5.開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全體人員的檔案安全意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案安全管理要求，妥善保管本部門的檔案，防止檔案損壞、丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，履行審批手續(xù)，確保檔案使用安全。4.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查和整改工作，及時反饋本部門檔案安全管理情況。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度。負(fù)責(zé)檔案的日常操作管理，包括整理、編目、上架、檢索等，確保檔案管理規(guī)范有序。定期對檔案進(jìn)行清查核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案異常情況。做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.檔案利用人員遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。在指定地點查閱檔案，使用完畢后及時歸還，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。三安全管理措施（一）檔案收集與整理安全1.各部門在檔案形成過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)符合歸檔要求，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，準(zhǔn)確反映工作活動的真實情況。3.檔案整理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行操作，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，確保整理質(zhì)量。4.在檔案整理過程中，要注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意裁剪、涂改或損毀檔案。（二）檔案保管安全1.庫房選址與建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。庫房建筑應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的保溫、隔熱、密閉性能。2.庫房設(shè)施設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮除濕設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。安裝防盜報警裝置、監(jiān)控系統(tǒng)，對庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限。3.檔案存儲方式檔案應(yīng)分類存放于檔案密集架上，排列整齊，便于查找和管理。對重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.庫房環(huán)境管理定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（三）檔案利用安全1.查閱與借閱制度建立嚴(yán)格的檔案查閱、借閱審批制度，明確查閱、借閱的范圍、程序和權(quán)限。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對查閱、借閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱時間、人員、內(nèi)容等信息。2.利用場所管理設(shè)立專門的檔案查閱、借閱場所，配備必要的桌椅、照明等設(shè)施，為利用人員提供良好的環(huán)境。利用場所應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。3.利用過程監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)在利用場所對利用人員進(jìn)行監(jiān)督，確保其按照規(guī)定查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出利用場所。利用人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意并采取相應(yīng)保護(hù)措施。（四）檔案鑒定與銷毀安全1.鑒定工作組織定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限表和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定程序與方法檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案內(nèi)容的原則，綜合考慮檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等因素。對擬銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的題名、文號、日期、保管期限等信息。3.銷毀工作實施銷毀檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。銷毀檔案應(yīng)采用符合環(huán)保要求的方式，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀徹底。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進(jìn)行記錄。（五）電子檔案安全1.電子檔案管理系統(tǒng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能的一體化管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護(hù)功能，如身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等，確保電子檔案信息安全。2.電子檔案存儲與備份電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。對電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和管理，防止存儲介質(zhì)損壞或丟失導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案利用安全利用電子檔案應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的使用規(guī)定和權(quán)限設(shè)置。在電子檔案利用過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，如防止病毒感染、防止數(shù)據(jù)泄露等。四、安全檢查與隱患整改（一）安全檢查計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全檢查計劃，明確檢查的內(nèi)容、范圍、時間和人員。2.安全檢查計劃應(yīng)涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保全面檢查檔案安全管理情況。（二）檢查內(nèi)容與方法1.檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括查閱、借閱、保管、鑒定、銷毀等制度的落實情況。檔案庫房的安全狀況，如庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、溫濕度控制情況、防火防盜防潮防蟲防鼠措施落實情況等。檔案實體的保管情況，如檔案的完整程度、排列順序、標(biāo)識情況等。電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況，如系統(tǒng)功能完整性、數(shù)據(jù)備份情況、安全防護(hù)措施有效性等。2.檢查方法采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對檔案安全管理情況進(jìn)行全面檢查。檢查人員應(yīng)通過實地查看、查閱記錄、系統(tǒng)查詢等方式，獲取真實準(zhǔn)確的檢查信息。（三）隱患整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任部門、整改措施和整改期限。2.整改責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改工作，確保安全隱患得到及時消除。3.檔案管理部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，對整改不力的部門進(jìn)行督促和問責(zé)，確保整改工作落實到位。五、安全教育與培訓(xùn)（一）教育與培訓(xùn)計劃1.制定年度檔案安全教育培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)的對象、內(nèi)容、方式和時間安排。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)不同崗位人員的需求，有針對性地設(shè)置培訓(xùn)課程，提高培訓(xùn)的實效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)與政策：學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策文件，增強(qiáng)法律意識和合規(guī)意識。2.安全管理制度：深入學(xué)習(xí)本機(jī)關(guān)檔案安全管理制度，熟悉各項操作流程和要求。3.安全知識與技能：包括檔案保管知識、防火防盜防潮防蟲防鼠知識、電子檔案管理知識、應(yīng)急處置技能等。（三）培訓(xùn)方式與時間1.培訓(xùn)方式采用集中培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)、實地操作等多種方式相結(jié)合，提高培訓(xùn)效果。定期邀請檔案安全專家進(jìn)行授課，分享先進(jìn)的管理經(jīng)驗和技術(shù)方法。2.培訓(xùn)時間新入職人員應(yīng)在入職后一個月內(nèi)接受檔案安全基礎(chǔ)知識培訓(xùn)。每年組織不少于一次的全員檔案安全培訓(xùn)，每次培訓(xùn)時間不少于半天。六、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)可能發(fā)生的檔案安全事故類型，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保在事故發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行處置。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)撲救、水災(zāi)搶險、數(shù)據(jù)恢復(fù)、人員疏散等內(nèi)容，演練結(jié)束后應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。（三）事故報告與處理1.發(fā)生檔案安全事故后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并及時向上級報告事故情況。2.事故處理應(yīng)遵循