PAGE建設(shè)工程檔案接收管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建設(shè)工程檔案的接收管理工作，確保建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所承接的各類建設(shè)工程項目檔案的接收管理工作，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建等工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：建設(shè)工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組卷，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔工程檔案，確保檔案與工程建設(shè)進(jìn)度同步。二、檔案接收管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善建設(shè)工程檔案接收管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各項目建設(shè)單位做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.接收各項目建設(shè)單位移交的建設(shè)工程檔案，進(jìn)行審核、登記、編號、存儲等管理工作。4.定期對建設(shè)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.為公司內(nèi)部各部門及外部單位提供建設(shè)工程檔案的查閱、借閱服務(wù)。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.明確項目檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理設(shè)施和人員，保障檔案管理工作的順利開展。3.在工程建設(shè)過程中，及時督促各參建單位做好各自形成文件資料的收集、整理工作，并進(jìn)行審核把關(guān)。4.按照規(guī)定的時間和要求，向公司檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案。5.配合公司檔案管理部門做好檔案的檢查、鑒定、統(tǒng)計等工作。（三）參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件資料，并向項目建設(shè)單位移交。2.確保所移交的文件資料真實、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。3.接受項目建設(shè)單位和公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，積極配合做好工程檔案管理工作。三、檔案接收范圍及內(nèi)容（一）前期文件1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證件。3.工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等勘察資料。4.設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等圖紙及說明。（二）施工過程文件1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。2.工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗檢測報告。3.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等質(zhì)量驗收文件。4.工程進(jìn)度計劃、進(jìn)度報告、工程變更通知等進(jìn)度及變更文件。5.施工日志、監(jiān)理日志、安全檢查記錄、質(zhì)量問題處理記錄等過程記錄文件。（三）竣工文件1.工程竣工報告、竣工驗收備案表等竣工驗收文件。2.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。3.工程結(jié)算資料、竣工財務(wù)決算報告等經(jīng)濟(jì)文件。4.工程聲像資料，如工程照片、錄像等，反映工程建設(shè)全過程及重要部位情況。5.工程總結(jié)，包括工程概況、建設(shè)過程、工程質(zhì)量、技術(shù)創(chuàng)新等方面的總結(jié)。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.項目建設(shè)單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、時間節(jié)點和責(zé)任人。2.各參建單位應(yīng)按照檔案收集要求，及時將各自形成的文件資料收集齊全，移交項目建設(shè)單位。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意文件資料的完整性和真實性，對于重要文件應(yīng)進(jìn)行備份。（二）整理要求1.項目建設(shè)單位應(yīng)按照國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。4.歸檔的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。五、檔案移交（一）移交時間1.項目建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收合格后[X]個月內(nèi)，向公司檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案。2.對于分期建設(shè)、分期交付使用的工程項目，應(yīng)在每期工程竣工驗收合格后及時移交相應(yīng)的工程檔案。（二）移交程序1.項目建設(shè)單位在向公司檔案管理部門移交檔案前，應(yīng)進(jìn)行自查自糾，確保檔案符合移交要求。2.填寫《建設(shè)工程檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知項目建設(shè)單位進(jìn)行整改，整改合格后再辦理移交手續(xù)。4.經(jīng)審核無誤后，公司檔案管理部門接收檔案，并出具檔案接收證明。六、檔案審核（一）審核內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否涵蓋了工程建設(shè)全過程的各類文件資料，是否存在缺失。2.檔案的準(zhǔn)確性：審核文件資料中的數(shù)據(jù)、文字表述、簽字蓋章等是否準(zhǔn)確無誤。3.檔案的系統(tǒng)性：查看檔案分類是否合理，組卷是否符合要求，文件之間的邏輯關(guān)系是否清晰。4.檔案的規(guī)范性：檢查檔案的格式、書寫、裝訂等是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）審核方式1.書面審核：對移交的檔案清單及檔案內(nèi)容進(jìn)行逐頁審查。2.現(xiàn)場核對：對于重要的工程文件或存在疑問的部分，可到項目現(xiàn)場進(jìn)行核對。3.與相關(guān)人員溝通：與項目建設(shè)單位、參建單位的檔案管理人員及工程技術(shù)人員進(jìn)行溝通，了解檔案形成過程及相關(guān)情況。（三）審核結(jié)果處理1.對于審核合格的檔案，辦理接收手續(xù)，進(jìn)入檔案管理流程。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，出具《檔案審核整改通知書》，明確整改要求和期限，項目建設(shè)單位應(yīng)及時組織整改，整改完成后重新提交審核。3.如整改后仍不符合要求，公司檔案管理部門有權(quán)拒絕接收檔案，并要求項目建設(shè)單位重新整理歸檔，直至符合要求為止。七、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.公司檔案管理部門應(yīng)建立專門的建設(shè)工程檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索和利用。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防火、防蟲、防盜等檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點、核對，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止病毒感染、黑客攻擊等。八、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因特殊原因需要查閱公司建設(shè)工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位原則上不得借閱公司建設(shè)工程檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，明確借閱期限和歸還時間。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在規(guī)定期限外歸還檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定依據(jù)1.根據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.參考檔案的保管期限、利用價值、現(xiàn)實意義等因素進(jìn)行鑒定。（二）鑒定程序1.公司檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、工程技術(shù)人員、法務(wù)人員等。2.鑒定小組對庫存檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（三）銷毀實施1.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)