PAGE檔案管理制度培訓(xùn)新聞稿行業(yè)領(lǐng)域：檔案管理發(fā)布單位：[公司/組織名稱]發(fā)布日期：[具體日期]一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全防范工作，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。7.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。3.各部門在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，為檔案的查詢、借閱和利用提供便利條件。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。3.項(xiàng)目管理類：包括公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.基本建設(shè)類：包括公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等。5.設(shè)備儀器類：包括公司/組織的設(shè)備儀器采購合同、設(shè)備儀器清單、設(shè)備儀器說明書及維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.聲像檔案類：包括公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類：包括公司/組織以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保檔案編號(hào)的科學(xué)性和規(guī)范性。2.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度號(hào)保管期限號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)形式，具體編號(hào)方法如下：全宗號(hào)：公司/組織的全宗號(hào)由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一給定，用于標(biāo)識(shí)公司/組織的檔案全宗。分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)各類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼，作為檔案分類標(biāo)識(shí)。年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示檔案形成的年度。保管期限號(hào)：根據(jù)檔案的保管期限，分別用“永久”、“長(zhǎng)期（[具體年限]年）”、“短期（[具體年限]年）”表示。件號(hào)：在同一類別、年度、保管期限內(nèi)，按檔案排列順序賦予的流水號(hào)。3.檔案編號(hào)應(yīng)在檔案整理過程中同步完成，并在檔案裝盒、上架等環(huán)節(jié)中準(zhǔn)確標(biāo)注，確保檔案編號(hào)的一致性和準(zhǔn)確性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，應(yīng)確保檔案資料的齊全、完整。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.檔案整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等環(huán)節(jié)，具體要求如下：分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。編號(hào)：根據(jù)檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，確保檔案編號(hào)的科學(xué)性和規(guī)范性。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于檔案的查詢和檢索。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限等信息，便于檔案的存放和管理。3.檔案整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、偽造或損壞檔案。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]℃，濕度控制在[適宜濕度范圍]%。3.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)和編號(hào)，方便檔案的查詢和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）檔案保護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)采取有效的檔案保護(hù)措施，防止檔案受到火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)、鼠災(zāi)等自然災(zāi)害和人為因素的破壞。2.對(duì)于重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取備份、復(fù)制等措施，確保檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，提高檔案的安全性和利用效率。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、借閱、復(fù)制或傳播公司/組織機(jī)密檔案。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防范設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件，保障檔案的安全。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.根據(jù)公司/組織工作需要，檔案管理部門應(yīng)積極提供檔案利用服務(wù)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持。2.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案資料。3.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)，對(duì)借閱人資格和借閱檔案的必要性進(jìn)行審核，如審核通過，應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并將檔案借閱給借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司/組織。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案按時(shí)歸還。對(duì)于逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時(shí)催還，并暫停借閱人再次借閱檔案的資格。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值，為檔案的銷毀和繼續(xù)保管提供依據(jù)。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。3.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況制定，包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素。鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》與銷毀記錄一并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、利用等功能，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。3.建立電子檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用，防止電子檔案信息丟失或損壞。（二）檔案信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.應(yīng)按照檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。3.應(yīng)建立電子檔案分類