PAGE單位資料檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位資料檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)各部門及全體員工在資料檔案管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：單位資料檔案室對各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密等的檔案資料進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）資料檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位資料檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理單位各類檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案資料進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高單位員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至資料檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，確保檔案資料的及時歸檔和安全保管。3.配合資料檔案室做好檔案資料的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案資料的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管及利用等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案資料的安全。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動中形成或接收的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對外簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.本單位內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表等。5.本單位員工的人事檔案材料、工資檔案材料等。6.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等；科技檔案可分為科研項(xiàng)目檔案、工程檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.資料檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時采取措施，保護(hù)檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位相關(guān)的檔案資料，但須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.單位內(nèi)部員工查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案資料，應(yīng)提前向單位提交書面申請，說明查閱或借閱的目的、范圍等，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料檔案室安排專人陪同查閱或借閱，并做好記錄。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)在資料檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案資料時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)資料檔案室同意，并按照規(guī)定的程序辦理。3.借閱的檔案資料應(yīng)按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告資料檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六.檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、資料檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為單位各項(xiàng)工作提供有力的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需求。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲。3.開發(fā)或選用適合單位實(shí)際情況的檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批等功能。4.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和被篡改。（