PAGE檔案館來訪人員登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館的安全管理，規(guī)范來訪人員的出入登記，確保檔案資料的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有進(jìn)入本檔案館的來訪人員，包括但不限于上級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門人員、合作單位人員、參觀學(xué)習(xí)人員等。（三）基本原則1.嚴(yán)格登記原則：所有來訪人員必須進(jìn)行詳細(xì)登記，不得遺漏任何信息。2.安全保密原則：在登記過程中，要注意保護(hù)檔案信息的安全與保密，防止信息泄露。3.便捷高效原則：登記流程應(yīng)簡潔明了，方便來訪人員操作，同時確保工作效率。二、來訪人員分類及登記要求（一）預(yù)約來訪人員1.預(yù)約流程來訪人員應(yīng)提前[X]個工作日通過電話、郵件或其他指定方式向檔案館預(yù)約來訪時間、事由及人數(shù)。預(yù)約信息應(yīng)包括來訪人員姓名、單位、聯(lián)系方式、預(yù)計到訪時間等。2.登記要求預(yù)約成功后，檔案館工作人員應(yīng)在預(yù)約系統(tǒng)中記錄相關(guān)信息，并提前準(zhǔn)備好來訪所需的資料和引導(dǎo)人員。來訪人員到達(dá)時，引導(dǎo)人員應(yīng)核對其身份信息，無誤后引導(dǎo)至登記處進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括預(yù)約信息、實際到訪時間等，并請來訪人員簽字確認(rèn)。（二）臨時來訪人員1.登記流程臨時來訪人員到達(dá)檔案館后，應(yīng)先在門衛(wèi)處進(jìn)行登記。門衛(wèi)應(yīng)詢問來訪人員姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系電話等信息，并填寫《臨時來訪人員登記表》。登記表應(yīng)包括序號、來訪日期、來訪時間、姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系電話、被訪部門及人員、接待人、離開時間等欄目。2.身份核實門衛(wèi)在登記過程中，應(yīng)通過查看有效身份證件等方式核實來訪人員身份信息的真實性。對于身份不明或可疑的人員，門衛(wèi)有權(quán)拒絕其進(jìn)入，并及時通知檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人。3.通知被訪人員門衛(wèi)登記完畢后，應(yīng)及時通過電話或其他方式通知被訪部門及人員，告知來訪人員已到達(dá)。被訪人員確認(rèn)后，應(yīng)安排專人到門衛(wèi)處引領(lǐng)來訪人員至相關(guān)區(qū)域。三、登記內(nèi)容及規(guī)范（一）基本信息1.姓名：填寫來訪人員的全名，確保與身份證件一致。2.單位：填寫來訪人員所在的單位名稱，全稱或規(guī)范簡稱。3.聯(lián)系方式：填寫來訪人員的手機(jī)號碼或其他有效聯(lián)系方式，以便在需要時能夠及時聯(lián)系。（二）來訪事由詳細(xì)填寫來訪的目的和事項，如查閱檔案、業(yè)務(wù)交流、參觀學(xué)習(xí)等。（三）到訪時間精確記錄來訪人員到達(dá)檔案館的具體時間，格式為年/月/日/時/分。（四）離開時間記錄來訪人員離開檔案館的時間，確保登記信息的完整性。（五）被訪部門及人員填寫來訪人員要訪問的具體部門名稱及相關(guān)人員姓名。（六）接待人記錄負(fù)責(zé)接待來訪人員的檔案館工作人員姓名。（七）登記規(guī)范1.登記信息應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，字跡清晰工整，不得涂改。2.各項內(nèi)容應(yīng)如實填寫，不得虛報、瞞報或漏報。3.登記表應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、登記流程及操作規(guī)范（一）預(yù)約來訪人員登記流程1.預(yù)約受理檔案館工作人員收到來訪人員的預(yù)約申請后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)約信息是否完整、來訪事由是否合理等。如審核通過，工作人員應(yīng)在預(yù)約系統(tǒng)中確認(rèn)預(yù)約，并告知來訪人員預(yù)約成功及相關(guān)注意事項。2.準(zhǔn)備工作在來訪人員預(yù)計到訪前，工作人員應(yīng)根據(jù)預(yù)約信息準(zhǔn)備好相關(guān)資料，如檔案查閱清單、接待安排等，并安排好引導(dǎo)人員。3.現(xiàn)場登記來訪人員到達(dá)后，引導(dǎo)人員應(yīng)帶領(lǐng)其至登記處。登記人員應(yīng)再次核對來訪人員身份信息，無誤后按照登記內(nèi)容規(guī)范進(jìn)行登記，并請來訪人員簽字確認(rèn)。4.引導(dǎo)至相關(guān)區(qū)域登記完成后，引導(dǎo)人員應(yīng)根據(jù)來訪事由將來訪人員引導(dǎo)至相應(yīng)的區(qū)域，如檔案查閱室、會議室等，并與接待人員做好交接工作。（二）臨時來訪人員登記流程1.門衛(wèi)登記臨時來訪人員到達(dá)檔案館門口時，門衛(wèi)應(yīng)按照登記要求詢問并填寫《臨時來訪人員登記表》。登記過程中，門衛(wèi)應(yīng)注意觀察來訪人員的言行舉止，如有異常情況應(yīng)及時采取措施。2.身份核實門衛(wèi)通過查看有效身份證件等方式核實來訪人員身份信息，確保其身份真實可靠。對于身份不明或可疑的人員，門衛(wèi)應(yīng)拒絕其進(jìn)入，并及時通知檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人。3.通知被訪人員門衛(wèi)登記完畢后，應(yīng)立即通過電話或其他方式通知被訪部門及人員，告知來訪人員已到達(dá)。被訪人員應(yīng)在接到通知后[X]分鐘內(nèi)安排專人到門衛(wèi)處引領(lǐng)來訪人員。4.引領(lǐng)至相關(guān)區(qū)域被訪人員安排的引領(lǐng)人員到達(dá)門衛(wèi)處后，應(yīng)與門衛(wèi)核對來訪人員信息，無誤后帶領(lǐng)來訪人員至相關(guān)區(qū)域，并與接待人員做好交接工作。（三）登記操作規(guī)范1.登記人員應(yīng)熟悉登記流程和要求，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作。2.登記過程中，應(yīng)保持禮貌、熱情，耐心解答來訪人員的疑問。3.對于來訪人員提供的信息，登記人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保準(zhǔn)確無誤。4.登記完成后，登記人員應(yīng)及時將登記表整理歸檔，妥善保管。五、安全管理與保密措施（一）安全管理1.來訪人員進(jìn)入檔案館后，應(yīng)遵守檔案館的安全管理制度，不得隨意吸煙、使用明火、攜帶易燃易爆物品等。2.引導(dǎo)人員應(yīng)全程陪同來訪人員，確保其在規(guī)定區(qū)域內(nèi)活動，不得擅自進(jìn)入未經(jīng)授權(quán)的區(qū)域。3.在檔案查閱等過程中，來訪人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.檔案館工作人員應(yīng)定期對登記記錄進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并處理。（二）保密措施1.登記人員在登記過程中，應(yīng)注意保護(hù)來訪人員的隱私信息，不得隨意泄露。2.對于涉及檔案資料的來訪，登記人員應(yīng)提醒來訪人員遵守保密規(guī)定，并在登記表中注明保密要求。3.來訪人員查閱檔案時，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需帶出，應(yīng)按照檔案借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，并嚴(yán)格履行保密義務(wù)。4.檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料的管理，確保檔案信息的安全與保密。對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對來訪人員登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保登記工作規(guī)范、準(zhǔn)確。2.檔案館工作人員應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒并糾正。對于違反登記制度的行為，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.設(shè)立意見箱或舉報電話，接受社會公眾的監(jiān)督。對于來訪人員或其他人員的投訴舉報，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查處理，并及時反饋處理結(jié)果。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案館工作人員進(jìn)行來訪人員登記制度的培訓(xùn)，使其熟悉登記流程、操作規(guī)范、安全管理及保密措施等內(nèi)容。2.通過案例分析、模擬演練等方式，提高工作人員的實際操作能力和應(yīng)對突發(fā)情況的能力。（二）宣傳1.在檔案館入口處、公告欄等顯著位置張貼來訪人員登記制度的相關(guān)規(guī)定，方便來訪