PAGE煤礦檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業(yè)及所屬各部門、各單位形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤礦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、管理等過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。5.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定煤礦檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)煤礦各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各單位的檔案工作，對兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。開發(fā)利用檔案信息資源，為煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等提供服務(wù)。2.各部門、各單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的齊全、完整。明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。二、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括煤礦黨、政、工、團(tuán)等組織形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：包括煤礦地質(zhì)勘探、設(shè)計(jì)、開采、通風(fēng)、安全、機(jī)電等方面的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.基本建設(shè)類檔案：包括煤礦新建、改建、擴(kuò)建等基本建設(shè)項(xiàng)目形成的項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.經(jīng)營管理類檔案：包括煤礦財(cái)務(wù)、勞資、物資、銷售、審計(jì)等方面的文件、報(bào)表、合同等。5.人事檔案：包括煤礦職工的個(gè)人檔案、工資檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。6.聲像檔案：包括煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實(shí)物檔案：包括煤礦獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物。（二）檔案收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門、本單位形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，并保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的齊全、完整。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目、裝訂等處理。編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。對圖紙、資料等進(jìn)行分類編號、折疊、裝訂等處理。編制檔案目錄和底圖目錄，建立檔案檢索體系。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂、編號，對會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理、編目，對財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理、歸檔。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，建立檔案檢索體系。4.人事檔案整理按照干部檔案和工人檔案分別進(jìn)行整理。對檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等處理。建立檔案目錄和索引，便于查閱。5.聲像檔案整理按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類。對照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號、編目、標(biāo)注說明等處理。編制聲像檔案目錄，建立檔案檢索體系。6.實(shí)物檔案整理按照實(shí)物的類別、時(shí)間等進(jìn)行分類。對實(shí)物進(jìn)行編號、登記、標(biāo)注說明等處理。建立實(shí)物檔案目錄，便于管理和展示。三、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類、編號順序，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。5.對檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。四、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合煤礦實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性、公正性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，予以鑒定銷毀。2.對保管期限已滿，但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對涉及煤礦重大歷史事件、重要人物、關(guān)鍵技術(shù)等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。（四）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容。（五）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行認(rèn)真監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。五、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，并為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。（二）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索體系，包括檔案目錄、索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、文號、題名、責(zé)任者、日期、頁號等內(nèi)容。3.電子檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索、組合檢索等功能，提高檔案檢索效率。4.定期對檔案檢索工具進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檢索工具的準(zhǔn)確性和有效性。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和煤礦檔案管理制度提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)為本原則：以滿足煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等工作需要為出發(fā)點(diǎn)，積極主動(dòng)地提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍1.為煤礦內(nèi)部各部門、各單位的生產(chǎn)、建設(shè)、管理等工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.為煤礦職工提供個(gè)人檔案查閱、借閱服務(wù)。3.為上級主管部門、政府有關(guān)部門、社會(huì)有關(guān)單位等提供檔案查閱、借閱服務(wù)，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱檔案，需填寫檔案查閱登記表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱、借閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱、借閱檔案的內(nèi)容、目的、范圍等，經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出煤礦。（四）檔案利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案。2.對檔案利用者提出的問題，應(yīng)耐心解答，提供必要的幫助。3.根據(jù)檔案利用者的需求，可提供檔案復(fù)制、摘錄等服務(wù)，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.按照國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合煤礦實(shí)際情況，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。（三）檔案數(shù)字化處理1.對重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等流程進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。（四）檔案信息化安全管理1.建立檔案信息化安全