PAGE檔案庫房集約化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，實現(xiàn)檔案資源的集約化利用，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案庫房管理工作。（三）基本原則1.集中管理原則：將公司各類檔案集中存放于專門的檔案庫房，便于統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.安全保密原則：確保檔案在存儲和利用過程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.高效利用原則：通過集約化管理，提高檔案的檢索、調(diào)閱效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案庫房集約化管理制度和操作規(guī)程，并組織實施。2.對檔案庫房的建設(shè)、設(shè)施設(shè)備配置等提出規(guī)劃和建議。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、上架等日常管理工作。4.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保檔案存儲環(huán)境安全。5.組織開展檔案利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）庫房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，負(fù)責(zé)庫房的日常管理和維護(hù)。2.做好檔案的出入庫登記、清點、上架等工作，確保檔案存放有序。3.定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運行。4.負(fù)責(zé)庫房的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的支持和服務(wù)。（三）其他部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，按時歸還檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案庫房管理的相關(guān)工作。三、檔案庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點。2.庫房內(nèi)部應(yīng)合理劃分檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。（二）庫房設(shè)施設(shè)備配置1.檔案存儲設(shè)備：配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架、檔案柜等，確保檔案存放安全、整齊。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：安裝空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，將庫房溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.消防設(shè)備：配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器材等，確保消防設(shè)施完好有效。4.安全防范設(shè)備：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置等，保障庫房安全。5.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、防鼠器具等，防止蟲害和鼠害。6.檔案整理與查閱設(shè)備：配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)備，滿足檔案整理和查閱工作需要。（三）設(shè)施設(shè)備管理1.建立設(shè)施設(shè)備臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號、購置時間、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。2.定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運行。3.設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時報修，并做好維修記錄。4.按照規(guī)定的使用年限和實際使用情況，及時更新和更換設(shè)施設(shè)備。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案齊全完整。2.檔案收集范圍包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。3.對重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行重點收集，并采取特殊保護(hù)措施。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.整理工作包括對檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編號、編目等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便檔案的檢索和利用。五、檔案存儲與保管（一）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時上架存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列。2.在檔案密集架或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識，便于查找。（二）檔案保管期限劃分1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案存儲環(huán)境管理1.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取有效措施確保溫濕度符合要求。2.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.做好庫房的防水、防潮工作，防止雨水滲漏、地面潮濕等情況發(fā)生。（四）檔案安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房門禁制度，非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。2.加強(qiáng)庫房安全保衛(wèi)工作，定期檢查防盜、防火、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。4.檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源、水源等，確保庫房安全。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人在查閱區(qū)進(jìn)行監(jiān)督查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司，按時歸還檔案。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱的時間、人員、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際需求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。3.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理，方便檔案的檢索和利用。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)或選用適合公司檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、利用等全過程信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。（三）電子檔案管理1.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，異地存放。3.嚴(yán)格遵守電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的安全和有效利用。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案庫房管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。2.建立檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理人員的工作