PAGE會計檔案管理制度及調閱一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.調閱：是指因工作需要，經批準后查閱、復制會計檔案的行為。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司總部負責制定統(tǒng)一的會計檔案管理制度，各分支機構負責本單位會計檔案的具體管理工作，并接受公司總部的監(jiān)督和指導。2.依法合規(guī)原則。會計檔案管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案的真實性、完整性和保密性。3.安全保管原則。采取有效措施確保會計檔案的安全，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。4.有效利用原則。建立健全會計檔案利用制度，提高會計檔案的利用效率，滿足公司經營管理和決策的需要。二、會計檔案的內容及分類（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據、報銷單、借款單等各類經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的原始單據。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制的，記錄經濟業(yè)務的會計分錄和摘要等內容的憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目開設的，用以分類登記全部經濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細科目開設的，詳細記錄某一類經濟業(yè)務的賬簿。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助賬簿：如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告：包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務會計報告：除月度報表外，還可能包括附注等內容。3.年度財務會計報告：全面反映公司年度財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表：用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。2.銀行對賬單：銀行定期提供的公司銀行賬戶收支明細清單。3.納稅申報表：公司向稅務機關申報納稅情況的報表。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案移交情況的清單。5.會計檔案保管清冊：詳細記錄會計檔案保管情況的清冊。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清冊。7.其他與會計核算相關的資料，如經濟合同、審計報告等。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會計憑證應按月裝訂成冊，裝訂時應加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應在年度終了后，按照順序整理立卷，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數等內容。3.財務會計報告應按照月度、季度、年度分別整理歸檔，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他會計資料應按照類別和時間順序整理歸檔，確保資料的完整性和準確性。（二）歸檔時間1.會計憑證應在月度終了后[X]日內裝訂成冊，并歸檔保管。2.會計賬簿應在年度終了后[X]日內整理立卷，并歸檔保管。3.財務會計報告應在月度、季度終了后[X]日內，年度終了后[X]日內整理歸檔。4.其他會計資料應在相關業(yè)務結束后及時整理歸檔。（三）歸檔流程1.會計人員負責將各類會計資料按照歸檔要求進行整理、裝訂。2.整理好的會計檔案交本單位檔案管理部門進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門應建立會計檔案歸檔登記簿，記錄會計檔案的歸檔日期及相關信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為[X]年。2.會計賬簿保管期限為[X]年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為[X]年。3.財務會計報告保管期限為：月度、季度財務會計報告保管期限為[X]年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。（二）保管地點1.公司應設立專門用于保管會計檔案的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。2.會計檔案應存放在檔案室的專用檔案柜中，并按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。（三）保管措施1.檔案管理部門應定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保會計檔案的安全和完整。2.對于電子會計檔案，應定期進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，如光盤、硬盤等。備份存儲介質應與原存儲介質分開存放，并異地保管。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，檔案管理人員應妥善保管檔案室鑰匙，不得隨意轉借他人。4.對會計檔案的查閱、復制等情況應進行詳細記錄，以備查考。五、會計檔案的調閱（一）調閱申請1.因工作需要調閱會計檔案的，調閱人員應填寫《會計檔案調閱申請表》，注明調閱目的、調閱內容、調閱時間等信息。2.《會計檔案調閱申請表》應由調閱人員所在部門負責人簽字批準，并加蓋部門公章。（二）調閱審批1.調閱申請表提交至公司檔案管理部門，檔案管理部門負責人對調閱申請進行審核，審核內容包括調閱目的是否合理、調閱內容是否涉及公司機密等。2.對于涉及公司機密或重要會計檔案的調閱申請，檔案管理部門負責人應報公司分管領導審批。3.經審批同意的調閱申請，檔案管理部門應在申請表上簽署審批意見，并注明調閱期限等要求。（三）調閱手續(xù)1.調閱人員憑批準后的《會計檔案調閱申請表》到檔案管理部門辦理調閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據調閱申請表的內容，提供相應的會計檔案，并與調閱人員當面清點檔案數量和內容，確保檔案的完整性。3.調閱人員應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將會計檔案帶出檔案室。如需復制會計檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。（四）調閱期限1.調閱會計檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長調閱期限的，調閱人員應提前向檔案管理部門提出申請，并經批準后方可延長。2.調閱期限屆滿，調閱人員應及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的會計檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。（五）調閱要求1.調閱人員應愛護會計檔案，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封、抽換等。2.調閱人員如需摘錄、復制會計檔案內容的，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和要求進行摘錄、復制。摘錄、復制的會計檔案內容應與原件一致，并注明出處。3.調閱人員在調閱會計檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)會計檔案存在問題或疑問，應及時向檔案管理部門反映，不得擅自處理。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經濟業(yè)務事項已經結清，經鑒定可以銷毀的，方可進行銷毀。2.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應會同財務部門對擬銷毀的會計檔案進行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細列明會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經公司分管領導審核后，報公司總經理批準。3.經批準后，檔案管理部門應組織專人負責會計檔案的銷毀工作。銷毀時，應指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在銷毀后在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章。4.監(jiān)銷人員應對銷毀的會計檔案進行清點核對，確保銷毀的會計檔案與《會計檔案銷毀清冊》所列內容一致。銷毀完畢后，應將銷毀情況報告公司總經理。（三）銷毀記錄1.檔案管理部門應建立《會計檔案銷毀記錄簿》，詳細記錄會計檔案的銷毀時間、地點、銷毀方式以及監(jiān)