PAGE綜合檔案室上墻制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司綜合檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類檔案，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開(kāi)展檔案工作培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。5.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案實(shí)體安全。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，定期向綜合檔案室移交檔案。2.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常保管和安全保密工作。4.負(fù)責(zé)為本部門員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，并做好登記記錄。（三）檔案形成部門及人員職責(zé)1.各部門及員工在工作中應(yīng)及時(shí)形成、收集和整理各類檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理員。2.檔案形成人員應(yīng)確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)責(zé)。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程及修正案、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核等相關(guān)材料。4.公司技術(shù)研發(fā)檔案，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙等。5.公司產(chǎn)品檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書等。6.公司市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料、廣告宣傳資料等。7.公司行政辦公檔案，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、通知公告等。8.公司黨群工作檔案，如黨組織建設(shè)、黨員活動(dòng)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)材料。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門及人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，并定期移交本部門檔案管理員。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖像完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.綜合檔案室按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案分類采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度劃分，再按機(jī)構(gòu)（部門）分類，最后按保管期限分類。3.同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。4.對(duì)每份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包含檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。5.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。4.其他檔案按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料齊全、完整、分類準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和移交清單內(nèi)容，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案入庫(kù)保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管檔案，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管檔案，保管期限為10年。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由綜合檔案室會(huì)同相關(guān)部門研究決定。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查、清潔和維護(hù)，做好溫濕度記錄。4.在檔案保管過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，如對(duì)易褪色的檔案進(jìn)行復(fù)制，對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)等。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等提供有效支持。3.確保安全原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞和泄露。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要可到綜合檔案室查閱檔案資料，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：確因工作需要必須借出檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，綜合檔案室可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記記錄。（三）利用審批1.查閱檔案：一般檔案查閱由綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱檔案：借閱檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.復(fù)制檔案：復(fù)制檔案由綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密檔案的復(fù)制，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）歸還要求1.借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還綜合檔案室。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告。3.綜合檔案室對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理注銷借閱手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素。2.價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案對(duì)公司的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，評(píng)估檔案的保存必要性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門代表和檔案管理人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.綜合檔案室定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。（三）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（四）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。2.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索利用。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的需要。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立檔案數(shù)據(jù)備份