PAGE商品房合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司商品房合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在商品房銷售、預(yù)售、售后等過程中所涉及的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的合同檔案管理部門或崗位，對商品房合同檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則合同檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.真實準(zhǔn)確原則合同檔案應(yīng)如實反映合同簽訂、履行等過程中的真實情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則合同檔案的整理、保管和檢索應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）合同檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善商品房合同檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負(fù)責(zé)建立合同檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查詢服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對合同檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。5.負(fù)責(zé)對合同檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平。（二）合同簽訂部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門簽訂的商品房合同的起草、審核、簽訂和履行工作。2.負(fù)責(zé)將簽訂后的合同原件及時移交合同檔案管理部門，并提供相關(guān)的合同附件和補充協(xié)議等資料。3.負(fù)責(zé)配合合同檔案管理部門對合同檔案進(jìn)行整理、歸檔和查詢工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門涉及的商品房合同檔案的收集、整理和移交工作。2.在工作中涉及到合同檔案查詢和利用時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并配合合同檔案管理部門做好檔案利用工作。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商品房銷售合同、預(yù)售合同及其補充協(xié)議。2.客戶購房意向書、認(rèn)購書等相關(guān)文件。3.合同簽訂過程中的往來函件、會議紀(jì)要、審批文件等。4.合同履行過程中的變更協(xié)議、解除協(xié)議、付款憑證、交房記錄等。5.與商品房合同相關(guān)的其他文件和資料。（二）收集要求1.合同簽訂部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料移交合同檔案管理部門。2.移交的合同檔案應(yīng)齊全、完整，包括合同正副本、附件、補充協(xié)議等，并確保文件內(nèi)容清晰、字跡工整。3.合同檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與合同簽訂部門溝通解決。（三）整理方法1.合同檔案應(yīng)按照年度、類別、項目等進(jìn)行分類整理。2.每份合同應(yīng)單獨裝訂成冊，并在封面上注明合同名稱、編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等信息。3.合同附件應(yīng)按照順序排列，并與合同正文一并裝訂。4.對于補充協(xié)議、變更協(xié)議等應(yīng)與原合同合并裝訂，并在目錄中注明補充或變更的內(nèi)容及日期。5.合同檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，包括合同編號、名稱、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同內(nèi)容摘要、附件清單等，以便于查詢和管理。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同檔案管理部門應(yīng)按照整理好的分類目錄，將合同檔案及時歸檔。2.歸檔的合同檔案應(yīng)裝入專門的檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、項目等信息。3.對于電子合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查詢和管理。（二）保管期限1.商品房銷售合同、預(yù)售合同及其相關(guān)檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.對于涉及重大事項或法律糾紛的合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）保管措施1.合同檔案應(yīng)存放在安全、防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案庫房內(nèi)，并配備必要的消防器材和溫濕度控制設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。3.對于電子合同檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。4.合同檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、復(fù)制、出借檔案，確保檔案的保密性和安全性。五、合同檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.合同檔案管理部門應(yīng)建立完善的合同檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄檢索和電子檔案數(shù)據(jù)庫檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備按合同編號、名稱、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.對于電子檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)定期進(jìn)行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用流程1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱合同檔案時，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《合同檔案查閱申請表》應(yīng)提交合同檔案管理部門，合同檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合規(guī)定，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還合同檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱管理1.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.《合同檔案借閱申請表》應(yīng)提交合同檔案管理部門，合同檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，并與借閱人員簽訂《合同檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照承諾的期限和范圍使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還合同檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。合同檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.合同檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進(jìn)行綜合評估。（二）鑒定組織1.公司成立合同檔案鑒定小組，由合同檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對合同檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定程序1.合同檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的合同檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，并提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)按照鑒定原則，對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的實際情況確定是否銷毀。3.對于確定銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的合同檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，保存期限與原合同檔案保管期限相同。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立合同檔案管理監(jiān)督機制，定期對合同檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.合同檔案管理部門應(yīng)定期向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報合同檔案管理工作情況，接受公司內(nèi)部審計和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.合同檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.合同檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按