PAGE招商局檔案移交接收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招商局檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招商局各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的移交接收管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則招商局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)應(yīng)確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確，全面反映招商局業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，避免出現(xiàn)檔案缺失、遺漏或失真等問(wèn)題。3.及時(shí)移交原則業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門(mén)，不得拖延或擅自留存檔案。4.規(guī)范操作原則檔案移交接收工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保操作的規(guī)范性和一致性，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或丟失。二、檔案移交（一）移交范圍1.招商項(xiàng)目洽談、簽約過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括項(xiàng)目意向書(shū)、合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、談判記錄等。2.招商活動(dòng)組織實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，如活動(dòng)策劃方案、邀請(qǐng)函、宣傳資料、活動(dòng)總結(jié)等。3.與客商往來(lái)的信函、郵件、傳真等通訊記錄，以及客商信息資料。4.招商局內(nèi)部管理文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、人事檔案等。5.涉及招商工作的財(cái)務(wù)文件，如預(yù)算報(bào)表、經(jīng)費(fèi)使用記錄、審計(jì)報(bào)告等。6.其他與招商業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）移交時(shí)間1.招商項(xiàng)目完成簽約后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.招商活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)組織部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理并移交。3.年度終了，各部門(mén)應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門(mén)。4.人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)在辦理離職或交接手續(xù)前，將個(gè)人保管的與招商業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案移交至檔案管理部門(mén)。（三）移交要求1.檔案移交前，移交部門(mén)應(yīng)按照檔案整理規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案材料齊全、完整、有序。2.移交的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、日期、保管期限等，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)應(yīng)向檔案管理部門(mén)提供檔案的電子版本，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。4.對(duì)于重要或機(jī)密的檔案，移交部門(mén)應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案在移交過(guò)程中的安全。三、檔案接收（一）接收流程1.檔案管理部門(mén)收到移交清單后，應(yīng)及時(shí)安排專(zhuān)人對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否符合要求。2.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)接收人員應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案妥善存放至指定的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。3.對(duì)于不符合接收要求的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料，直至符合接收條件。（二）接收登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，建立檔案接收臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、移交部門(mén)、移交時(shí)間、保管期限等信息，以便對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤和管理。（三）質(zhì)量檢查檔案管理部門(mén)在接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可讀性。對(duì)于存在問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。四、檔案整理與保管（一）整理原則檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)接收的檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和便于查找利用。（二）分類(lèi)方法1.招商項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)立檔案卷，卷內(nèi)按照文件形成的時(shí)間順序排列。2.招商活動(dòng)檔案按照活動(dòng)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如展會(huì)、推介會(huì)、座談會(huì)等，每個(gè)活動(dòng)檔案卷內(nèi)再按照活動(dòng)籌備、實(shí)施、總結(jié)等階段進(jìn)行細(xì)分。3.客商檔案按照客商名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)客商檔案卷內(nèi)包含客商基本信息、往來(lái)文件等資料。4.內(nèi)部管理檔案按照文件性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如行政文件、業(yè)務(wù)文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)方法如下：1.招商項(xiàng)目檔案編號(hào)：項(xiàng)目類(lèi)別代碼+項(xiàng)目序號(hào)+年份代碼，如“ZJ0012023”，其中“ZJ”為招商項(xiàng)目類(lèi)別代碼，“001”為項(xiàng)目序號(hào)，“2023”為年份代碼。2.招商活動(dòng)檔案編號(hào)：活動(dòng)類(lèi)型代碼+活動(dòng)序號(hào)+年份代碼，如“ZH0022023”，其中“ZH”為招商活動(dòng)類(lèi)型代碼，“002”為活動(dòng)序號(hào)，“2023”為年份代碼。3.客商檔案編號(hào)：客商名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)+年份代碼，如“KS2023”，其中“KS”為客商名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)，“2023”為年份代碼。4.內(nèi)部管理檔案編號(hào)：文件類(lèi)別代碼+年份代碼+流水號(hào)，如“XZ2023005”，其中“XZ”為文件類(lèi)別代碼，“2023”為年份代碼，“005”為流水號(hào)。（四）編目要求檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于檔案的查閱和利用。1.案卷封面應(yīng)填寫(xiě)檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)等信息。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)按照文件排列順序依次填寫(xiě)文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。3.備考表應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充和移出情況等說(shuō)明。（五）保管期限檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和利用需求等因素確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映招商局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)招商工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，如重要的招商政策文件、重大招商項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)招商工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)招商工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。（六）保管措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案臺(tái)賬一致。五、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為招商局各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.招商局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱招商局相關(guān)檔案，須經(jīng)招商局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案利用人員可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱檔案：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：檔案利用人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，與原件一致。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，建立檔案利用臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容包括利用日期、利用部門(mén)、利用人員、檔案名稱(chēng)、利用方式、歸還日期等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。（五）保密要求1.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.復(fù)制的檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露給他人。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表以及相關(guān)專(zhuān)家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映招商局的主要職能活動(dòng)和歷史面貌，是否具有查考利用價(jià)值。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，是否存在缺頁(yè)、損壞、失真等情況。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整保管期限或進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單，報(bào)檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀，并形成鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)的擬銷(xiāo)毀檔案清單，報(bào)招商局領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)M銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。2.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期等信息，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制招商局應(yīng)建立健全檔案移交接收工作的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案移交接收制度的執(zhí)行情況，包括移交時(shí)間、移交要求、接收流程等是否符合規(guī)定。2.檔案整理與保管情況，檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目是否準(zhǔn)確規(guī)范，保管措施是否落實(shí)到位。3.檔案利用情況，利用登記是否完整，保密制度是否執(zhí)行嚴(yán)格。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀情況，鑒定程序是否合規(guī)，銷(xiāo)毀檔案是否按照規(guī)定進(jìn)行。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案移交接收工作進(jìn)行自查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并形