PAGE供應(yīng)科檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)供應(yīng)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于供應(yīng)科在物資采購(gòu)、供應(yīng)、庫(kù)存管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）檔案定義供應(yīng)科檔案是指在供應(yīng)科工作過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：供應(yīng)科檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映供應(yīng)科的工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案資料，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善供應(yīng)科檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理供應(yīng)科各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂和上架。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀和保管期限調(diào)整。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)，定期移交檔案管理部門(mén)。2.確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢(xún)、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.物資采購(gòu)合同、協(xié)議、訂單等。2.供應(yīng)商資質(zhì)文件、評(píng)估報(bào)告等。3.物資驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄、報(bào)表等。5.物資出入庫(kù)憑證、臺(tái)賬等。6.供應(yīng)科工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。7.與供應(yīng)科業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，可分為采購(gòu)檔案、供應(yīng)商檔案、庫(kù)存檔案、業(yè)務(wù)文件檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。四、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如重大采購(gòu)項(xiàng)目合同、長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作供應(yīng)商檔案等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定保管期限為[X]年。保管期滿(mǎn)后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按規(guī)定銷(xiāo)毀。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)等。3.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.供應(yīng)科內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.公司其他部門(mén)因工作需要查閱與供應(yīng)科相關(guān)的檔案。3.外部單位因合法事由查閱供應(yīng)科檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.內(nèi)部人員查閱檔案，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.公司其他部門(mén)查閱檔案，需經(jīng)供應(yīng)科負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。4.外部單位查閱檔案，需提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)等材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，供查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由供應(yīng)科負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.經(jīng)供應(yīng)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立供應(yīng)科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索查詢(xún)：利用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢(xún)。3.檔案借閱管理：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)