PAGE_代理記賬檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司代理記賬檔案管理，確保檔案的真實、完整、有效和安全，提高代理記賬服務質量，依據《中華人民共和國會計法》、《代理記賬管理辦法》以及國家有關檔案管理的法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司在代理記賬業(yè)務過程中形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計檔案，以及與代理記賬業(yè)務相關的合同協(xié)議、客戶資料、工作底稿等其他檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司代理記賬檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則檔案管理工作嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴格保密。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，建立健全檔案利用制度，方便客戶和本公司內部人員查閱和使用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善本公司代理記賬檔案管理制度，并組織實施。2.負責代理記賬檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等日常管理工作。3.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現和解決存在的問題。4.負責檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作效率和水平。5.配合財政部門、稅務機關等有關部門的監(jiān)督檢查，提供相關檔案資料。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的質量。3.妥善保管檔案，定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現問題及時報告并采取措施處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為客戶和本公司內部人員提供檔案查閱服務，做好查閱登記工作。5.負責檔案的銷毀工作，按照規(guī)定的程序和要求進行檔案銷毀，并做好銷毀記錄。（三）業(yè)務部門職責1.在代理記賬業(yè)務過程中，及時將形成的各類檔案資料移交檔案管理部門，并確保檔案資料的真實、完整、準確。2.配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在查閱和使用檔案時，遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據、報銷單、轉賬憑證等。2.會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。3.財務會計報告：包括月度、季度、年度財務報表、附注等。4.其他會計資料：如銀行對賬單、余額調節(jié)表、稅務申報表等。5.與代理記賬業(yè)務相關的合同協(xié)議：如代理記賬合同、稅務代理合同等。6.客戶資料：如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本等。7.工作底稿：如審計工作底稿、稅務籌劃工作底稿等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在每月或每季度結束后的規(guī)定時間內，將當月或當季形成的檔案資料整理齊全，移交檔案管理部門。2.檔案資料應真實、完整、準確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子檔案資料，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質和內容，將檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類、其他會計資料類、合同協(xié)議類、客戶資料類、工作底稿類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對會計憑證等需要裝訂的檔案，應按照規(guī)定的方法進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應在收到業(yè)務部門移交的檔案資料后，及時進行審核和整理，符合歸檔要求的予以歸檔。2.歸檔的檔案應按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號、名稱等信息。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并建立電子檔案目錄，注明電子檔案的編號、名稱、存儲位置等信息。（二）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等保管期限為30年。月度、季度、年度財務報表保管期限為10年，其中年度財務報表及附注保管期限為30年。2.其他會計資料、合同協(xié)議、客戶資料、工作底稿等檔案的保管期限根據實際情況確定，一般不少于5年。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行保管，保管期限不受上述規(guī)定限制。（三）保管措施1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查和盤點，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。3.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲設備應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致檔案丟失。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出保管場所，不得在檔案保管場所吸煙、用火等。五、檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.本公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.客戶因自身需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經本公司業(yè)務部門負責人批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.外部單位因審計、稅務檢查等工作需要查閱檔案的，應出具相關單位的介紹信和工作證件，經本公司業(yè)務部門負責人批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據查閱申請表提供相應的檔案資料。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所，不得在檔案上涂改、標記、損毀、丟失檔案。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱登記薄上簽字確認。（三）使用限制1.查閱人員只能查閱與查閱目的相關的檔案資料，不得查閱與查閱目的無關的檔案資料。2.未經本公司書面同意，查閱人員不得復制、摘抄、傳播檔案資料。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，查閱人員應嚴格保密，不得泄露給任何單位和個人。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且確無保存價值的。2.因自然災害、意外事故等原因導致檔案損壞無法使用，且已履行相關審批手續(xù)的。3.其他經公司批準需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經公司負責人審核批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀結束后，檔案管理部門應將銷毀記錄歸檔保存，保存期限為5年。（三）特殊檔案銷毀對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行銷毀，銷毀過程應嚴格保密，確保檔案信息不被泄露。七、檔案管理信息化（一）信息化建設目標建立完善的代理記賬檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和水平，方便檔案的查閱和使用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、存儲設備和檔案管理軟件，建立檔案管理數據庫，將檔案資料錄入數據庫進行管理。2.對電子檔案進行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄，方便查閱和檢索。3.定期對電子檔案進行備份，備份存儲設備應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致檔案丟失。4.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的人員訪問和修改檔案信息。（三）信息化應用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的在線查閱和使用，提高工作效率。2.通過檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等全過程進行跟蹤和管理，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案數據進行統(tǒng)計分析，為公司的決策提供支持。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對代理記賬檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時提出整改意見。2.檔案管理部門定期對自身工作進行自查，發(fā)現問題及時整改，并將自查情況報告公司負責人。（二）外部檢查1.接受財政部門