PAGE幼兒園資助檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范幼兒園資助檔案管理工作，確保資助政策的有效實(shí)施，保障受資助幼兒的合法權(quán)益，提高資助工作的透明度和公信力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園開(kāi)展的各類(lèi)資助項(xiàng)目檔案管理工作，包括政府資助、社會(huì)捐贈(zèng)資助等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映資助工作的全過(guò)程。2.完整性原則：全面收集資助工作中形成的各類(lèi)文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及幼兒個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的格式、流程進(jìn)行檔案整理和管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)制定資助工作政策和規(guī)劃。2.審核資助檔案管理制度和流程。3.監(jiān)督資助檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）資助工作負(fù)責(zé)人1.組織實(shí)施資助工作，審核資助申請(qǐng)材料。2.指導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行檔案整理和歸檔。3.定期檢查資助檔案的管理情況。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)資助檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、保管等工作。2.建立檔案目錄和索引，方便查詢(xún)和使用。3.確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞和泄露。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.資助政策文件、通知、公告等。2.資助申請(qǐng)表格、證明材料、審批表等。3.資助資金發(fā)放記錄、憑證等。4.受資助幼兒名單、基本信息、資助情況等。5.資助工作會(huì)議記錄、總結(jié)報(bào)告等。6.其他與資助工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)將資助工作中形成的文件、資料移交檔案管理人員。2.移交的文件、資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集的文件、資料進(jìn)行初步審核，不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充。（三）整理方法1.按照資助項(xiàng)目類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如政府資助、社會(huì)捐贈(zèng)資助等。2.每個(gè)類(lèi)別下再按照文件、資料的性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如申請(qǐng)材料、審批文件、資金發(fā)放記錄等。3.對(duì)每份文件、資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。四、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.資助項(xiàng)目類(lèi)：按照不同的資助項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，如學(xué)前教育資助、貧困家庭幼兒資助等。2.文件資料類(lèi)：分為政策文件、申請(qǐng)材料、審批文件、資金發(fā)放記錄、工作總結(jié)等。3.受資助幼兒類(lèi)：以幼兒個(gè)人為單位，建立檔案，記錄其資助情況。（二）編號(hào)規(guī)則1.資助項(xiàng)目編號(hào)：采用大寫(xiě)字母和數(shù)字組合的方式，如“ZZ2023”表示2023年政府資助項(xiàng)目。2.文件資料編號(hào)：在資助項(xiàng)目編號(hào)后加上兩位數(shù)字，如“ZZ202301”表示2023年政府資助項(xiàng)目的政策文件。3.受資助幼兒編號(hào)：采用幼兒身份證號(hào)或?qū)W籍號(hào)，如“41010520180615XXXX”。五、檔案裝訂與保管（一）裝訂要求1.對(duì)整理好的文件、資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂順序?yàn)榉饷?、目錄、正文、封底，采用左?cè)裝訂方式。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。（二）保管方式1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（三）保管期限1.資助政策文件、通知等長(zhǎng)期保存。2.資助申請(qǐng)材料、審批表等保存期限為資助項(xiàng)目結(jié)束后5年。3.資助資金發(fā)放記錄、憑證等保存期限為10年。4.受資助幼兒檔案保存期限為幼兒畢業(yè)離校后5年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱資助檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)資助工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱資助檔案的，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資助檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)資助工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，需重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、損壞或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案1.對(duì)紙質(zhì)資助檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。（二）信息化管理系統(tǒng)1.利用信息化管理系統(tǒng)對(duì)資助檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、檢索、統(tǒng)計(jì)等管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員只能查閱和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（三）數(shù)據(jù)備份與安全維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及幼兒個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自查閱、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。3.在檔案整理、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施，減少損失。九、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限已滿(mǎn)，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私，且已失去保密意義的。3.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無(wú)法修復(fù)的。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。2.資助工作負(fù)責(zé)人對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)幼兒園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保無(wú)誤。4.采用焚燒、粉碎等方式