PAGE地方派出所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強地方派出所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《公安檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本派出所實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于地方派出所各部門在工作中形成的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則派出所檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公安工作的實際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集和整理各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)派出所檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本派出所檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本派出所各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、維護(hù)和管理，保障檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件、會議文件、請示報告、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋各類案件檔案（如刑事案件、治安案件、交通事故案件等）、戶籍檔案、出入境檔案、消防檔案、社區(qū)警務(wù)檔案等。3.聲像檔案照片、錄音、錄像等反映公安工作重要活動、事件、人物等的聲像資料。4.電子檔案各類電子文件、數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)備份等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于重要活動、重大案件等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束后或案件辦結(jié)后及時收集整理，并向檔案管理部門移交。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，制定相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理，如刑事案件檔案按照案件性質(zhì)、立案時間等分類，戶籍檔案按照行政區(qū)劃、戶籍類別等分類。3.聲像檔案按照內(nèi)容、時間、地點等要素進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并配以文字說明。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵及防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等。（三）檔案裝具1.文書檔案采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，盒內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，編目準(zhǔn)確。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)實際情況選用合適的檔案袋、文件夾等裝具進(jìn)行整理存放。3.聲像檔案應(yīng)采用專用的光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，并制作相應(yīng)的標(biāo)簽注明內(nèi)容信息。（四）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置和相關(guān)信息。（五）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的規(guī)定執(zhí)行，如刑事案件檔案一般為永久保存，治安案件檔案根據(jù)具體情況確定保管期限。3.聲像檔案、電子檔案的保管期限與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案一致。（六）檔案鑒定與銷毀1.定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊》，報所領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本派出所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門提出查閱申請，說明查閱目的、范圍和期限等。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，查找并提供相關(guān)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。3.查閱過程中，查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、加注標(biāo)記等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)利用需求，可提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等。2.鼓勵對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，編制檔案資料匯編、專題研究報告等，為公安工作決策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、歷史研究等提供參考依據(jù)。（四）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級檔案管理部門和本派出所領(lǐng)導(dǎo)報告檔案工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.按照國家有關(guān)規(guī)定和上級檔案管理部門的要求，定期向同級國家綜合檔案館移交永久保存的檔案。2.在機構(gòu)變動、人員調(diào)整等情況下，應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案的完整交接。移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和有效管理。（三）電子檔案管理1.加強電子檔案的收集、整理和歸檔工作，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索和利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)