PAGE招投標(biāo)合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招投標(biāo)合同檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招投標(biāo)活動中形成的合同檔案，包括但不限于招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同文本及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招投標(biāo)合同檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：全面收集招投標(biāo)活動中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映招投標(biāo)全過程。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足公司各部門對檔案信息的需求。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及商業(yè)秘密和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招投標(biāo)合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.收集、整理、歸檔招投標(biāo)活動中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，提供必要的保管條件，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。7.參與公司招投標(biāo)活動，對檔案管理工作提出意見和建議，確保檔案管理與招投標(biāo)工作的有效銜接。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招投標(biāo)項(xiàng)目文件資料的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.在招投標(biāo)活動過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和保管，確保文件資料的質(zhì)量。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱申請，并配合檔案管理部門做好檔案查閱工作。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和意見。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目招投標(biāo)文件資料的全程管理和監(jiān)督，確保文件資料的及時收集和妥善保管。2.對項(xiàng)目招投標(biāo)文件資料的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，組織協(xié)調(diào)相關(guān)人員做好文件資料的整理和歸檔工作。3.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時將項(xiàng)目招投標(biāo)文件資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)階段：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、答疑紀(jì)要、補(bǔ)遺文件等。2.投標(biāo)階段：投標(biāo)文件、投標(biāo)保證金繳納憑證、授權(quán)委托書等。3.開標(biāo)評標(biāo)階段：開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、評標(biāo)專家名單等。4.中標(biāo)階段：中標(biāo)通知書、中標(biāo)候選人公示等。5.合同簽訂階段：合同文本、合同審批表、合同補(bǔ)充協(xié)議等。6.其他與招投標(biāo)合同相關(guān)的文件資料，如往來函件、會議紀(jì)要、電話記錄等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在招投標(biāo)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門負(fù)責(zé)收集的文件資料整理齊全，并移交檔案管理部門。2.文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行保存。（三）整理方法1.分類：按照招投標(biāo)活動的流程和文件資料的性質(zhì)，將檔案分為招標(biāo)檔案、投標(biāo)檔案、開標(biāo)評標(biāo)檔案、中標(biāo)檔案、合同檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別和順序，便于管理和查找。3.編目：對每份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案保管（一）保管期限1.招投標(biāo)合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大利益、具有重要?dú)v史價值或法律意義的檔案，如公司重大項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同等。長期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，如臨時性項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同等。2.檔案保管期限從檔案形成之日起計算，如有特殊情況需要延長保管期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，如磁帶、光盤、硬盤等。備份存儲應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類管理和檢索查詢。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對檔案庫房的溫濕度應(yīng)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測和控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)做好庫房的出入登記工作。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱招投標(biāo)合同檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息或需經(jīng)特殊審批的檔案，查閱時需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱公司招投標(biāo)合同檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。（三）利用規(guī)定1.公司各部門利用招投標(biāo)合同檔案應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.檔案利用過程中如需對檔案進(jìn)行修改、補(bǔ)充或復(fù)制等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。修改、補(bǔ)充或復(fù)制后的檔案應(yīng)與原檔案一同保存，并注明修改、補(bǔ)充或復(fù)制的情況。3.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，利用時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價值，對到期檔案進(jìn)行全面審查和評估。2.對于已失去保存價值的檔案，如臨時性項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同等，可考慮予以銷毀。3.對于仍具有一定參考價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，并與《檔案銷毀申請表》一同歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的招投標(biāo)合同檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲和管理。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡便、功能完善等特點(diǎn)。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。（三）信息化