PAGE公租房物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公租房物業(yè)管理檔案的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司負(fù)責(zé)管理的所有公租房物業(yè)項目的檔案管理工作。（三）檔案定義公租房物業(yè)檔案是指在公租房建設(shè)、分配、使用、維修、管理等過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公租房物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公租房物業(yè)的實際情況，不得虛假記載。3.完整性原則全面收集與公租房物業(yè)相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公租房住戶隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公租房物業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公租房物業(yè)檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進(jìn)行清理和銷毀。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在公租房物業(yè)管理工作中形成檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案資料的真實、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案資料分類整理后移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公租房物業(yè)檔案分為以下幾大類：1.綜合管理類包括公租房項目立項、規(guī)劃、建設(shè)等相關(guān)文件，公司內(nèi)部管理制度、工作計劃、總結(jié)等文件。2.住戶檔案類包括公租房住戶的申請資料、租賃合同、入住手續(xù)、變更記錄、退房記錄等。3.房屋檔案類包括公租房房屋的設(shè)計圖紙、竣工資料、產(chǎn)權(quán)證書、維修記錄、裝修管理記錄等。4.設(shè)備設(shè)施檔案類包括公租房小區(qū)內(nèi)的各類設(shè)備設(shè)施（如電梯、消防設(shè)備、給排水系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等）的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運行檔案等。5.物業(yè)服務(wù)檔案類包括物業(yè)服務(wù)合同、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)記錄、投訴處理記錄、收費記錄等。6.財務(wù)檔案類包括公租房物業(yè)管理項目的財務(wù)預(yù)算、決算、收支明細(xì)、票據(jù)憑證等。7.其他檔案類包括與公租房物業(yè)管理相關(guān)的其他重要文件、資料、照片、音像等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“大類代碼+流水號”的形式，大類代碼采用兩位大寫字母表示，流水號采用六位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。2.具體編號如下：綜合管理類：ZH住戶檔案類：ZH房屋檔案類：FW設(shè)備設(shè)施檔案類：SB物業(yè)服務(wù)檔案類：WY財務(wù)檔案類：CW其他檔案類：QT3.例如，綜合管理類的第10份檔案編號為ZH000010，住戶檔案類的第25份檔案編號為ZH000025。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像等。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對于無法收集原件的，可收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.檔案資料的收集應(yīng)遵循真實性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，確保檔案內(nèi)容與實際情況相符。（二）整理要求1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，整理工作應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行。2.對紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.對電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，并確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、可讀性強。4.對照片、音像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長期保存和利用。5.在檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案資料，對不完整的檔案資料應(yīng)及時補充完善。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔，歸檔工作應(yīng)按照檔案分類和編號順序進(jìn)行。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸檔檔案的內(nèi)容、編號、目錄等信息，確保歸檔檔案的準(zhǔn)確性。3.歸檔檔案應(yīng)編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，并一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。4.對重要的檔案資料，應(yīng)建立專門的檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案應(yīng)單獨存放，長期保管的檔案保管期限一般為保管期限一般為10年以下。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。5.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員查閱公租房物業(yè)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等。3.查閱檔案時，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費。4.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如有違反，檔案管理部門有權(quán)停止其查閱，并追究其責(zé)任。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公租房物業(yè)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、歸還日期、保密要求等內(nèi)容。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)出具有效身份證件，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行借閱登記。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、單位、身份證件號碼、借閱內(nèi)容、借閱期限等。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過原借閱期限。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費。6.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。7.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公租房物業(yè)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否具有保存價值。審查內(nèi)容包括：1.檔案是否反映公租房物業(yè)的重要歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動或重要決策過程。2.檔案是否對解決公租房物業(yè)管理中的實際問題具有參考價值。3.檔案是否具有法律憑證作用。4.檔案是否與公租房物業(yè)的未來發(fā)展相關(guān)。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并一式兩份。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人