PAGE村室檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強村室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本村室所有檔案的管理工作，包括但不限于各類文件、資料、記錄、報表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村室檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映村室工作實際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對涉及村室機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案，要嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責村室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.負責檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.積極開展檔案編研工作，為村室工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責1.各部門負責本部門文件、資料的收集、整理和移交工作，并指定專人負責與檔案管理人員對接。2.在工作中形成的各類檔案，應(yīng)及時整理、分類，定期移交檔案管理人員歸檔。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.村室制定的工作計劃、總結(jié)、報告、決議等。3.各類會議記錄、紀要。4.村民信息資料、戶籍檔案等。5.財務(wù)收支憑證及報表。6.土地、房產(chǎn)等相關(guān)資料。7.各類合同、協(xié)議。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對重要文件、資料應(yīng)進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和來源進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟發(fā)展類、社會事務(wù)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對一些時效性較強的檔案，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準確、編號清晰、編目完整。2.檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。3.對電子檔案，應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、法律依據(jù)和長遠查考利用價值的文件、資料等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件、資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件、資料等。（四）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案要采取安全可靠的存儲和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本村室工作人員因工作需要可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)村室負責人批準。3.涉及村民個人隱私的檔案，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人或村室負責人簽字批準后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱權(quán)限1.本村室工作人員因工作需要可借閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案，借閱期限一般不超過[X]天。2.外單位借閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)村室負責人批準，借閱期限一般不超過[X]天。3.涉及機密、重要檔案的借閱，需經(jīng)村室負責人特別批準，并嚴格履行借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人或村室負責人簽字批準后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員將檔案交給借閱人員，并登記借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，確定檔案的存毀。3.對鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村室負責人審核批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告村室負責人。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期，并永久保存《檔案銷毀清冊》。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)村室檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案的基本信息、目錄、全文等錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索。2.加強檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和管