PAGE物業(yè)運(yùn)行檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)運(yùn)行檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)運(yùn)行的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理物業(yè)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的格式、內(nèi)容等符合要求。4.保密性原則：對涉及業(yè)主隱私、公司機(jī)密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)運(yùn)行檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)項(xiàng)目的各類檔案資料，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.定期對檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的完整性和安全性。6.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.對本部門保管的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。三、檔案分類與編號（一）檔案分類物業(yè)運(yùn)行檔案分為以下幾大類：1.綜合管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.物業(yè)接管驗(yàn)收類：物業(yè)接管驗(yàn)收報(bào)告、房屋及附屬設(shè)施設(shè)備清單、交接記錄等。3.工程管理類：工程圖紙、施工資料、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修工單等。4.客戶服務(wù)類：業(yè)主檔案、投訴處理記錄、回訪記錄、社區(qū)文化活動(dòng)資料等。5.安全管理類：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、巡邏記錄、監(jiān)控視頻資料等。6.環(huán)境衛(wèi)生類：環(huán)境衛(wèi)生管理制度、清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄等。7.綠化管理類：綠化養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、綠化工作記錄等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的格式，例如：2023ZH001，表示2023年綜合管理類的第1份檔案。具體類別代碼如下：1.綜合管理類（ZH）2.物業(yè)接管驗(yàn)收類（JG）3.工程管理類（GC）4.客戶服務(wù)類（KF）5.安全管理類（AQ）6.環(huán)境衛(wèi)生類（HS）7.綠化管理類（LH）四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保各類文件、資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像、圖表等。3.對于外來文件，如政府部門文件、供應(yīng)商提供的資料等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和簽收，并按照要求進(jìn)行歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)定期對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物等，保持檔案的整齊美觀。4.對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案歸檔應(yīng)按照檔案分類和編號順序進(jìn)行存放，確保檔案的有序管理。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.對重要檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門人員參加，組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評估檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。4.檔案銷毀后，相關(guān)的銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.在物業(yè)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的電子文件，如文檔、表格、圖片、視頻等，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理。2.電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則，確保文件的規(guī)范性和可讀性。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案資料。（三）電子檔案的查閱與利用1.查閱電子檔案應(yīng)通過公司內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱