PAGE疾控中心檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)疾控中心檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合疾控中心實(shí)際工作情況，特制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于疾控中心各科室在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由疾控中心綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映疾控中心的工作實(shí)際，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集疾控中心各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.準(zhǔn)確性原則檔案整理應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，編目準(zhǔn)確。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價(jià)值，滿足疾控中心各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善疾控中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管疾控中心各科室移交的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.積極開展檔案利用工作，為疾控中心的行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目等提供檔案信息服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)各科室檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各科室職責(zé)1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保本科室檔案的及時(shí)歸檔。2.按照檔案管理要求，對(duì)本科室形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工作。（三）檔案工作人員職責(zé)1.檔案工作人員應(yīng)熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案的安全和完整。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理的方法和技能。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的保密性和安全性。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.各科室在工作中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.對(duì)外發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)文程序進(jìn)行，確保文件格式規(guī)范、文號(hào)準(zhǔn)確、內(nèi)容合法合規(guī)。3.收文應(yīng)及時(shí)登記、傳閱、辦理，對(duì)重要文件應(yīng)進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件得到妥善處理。（二）文件材料收集范圍1.行政管理類文件材料包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、疾控中心制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)工作類文件材料包括疾病預(yù)防控制工作方案、技術(shù)規(guī)范、監(jiān)測(cè)報(bào)告、疫情處置記錄、疫苗接種記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、科研項(xiàng)目資料等。3.人事檔案類文件材料包括職工的履歷表、工資表、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、職稱評(píng)審材料、勞動(dòng)合同等。4.財(cái)務(wù)檔案類文件材料包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算和決算資料等。5.其他類文件材料包括與疾控中心工作相關(guān)的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、宣傳資料、聲像資料等。（三）文件材料收集時(shí)間1.各科室應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料進(jìn)行整理，向綜合檔案室移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集整理，并移交綜合檔案室。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按疾控中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行二級(jí)分類。3.問題分類法在機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，再按文件內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行三級(jí)分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度機(jī)構(gòu)問題順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”；機(jī)構(gòu)用兩位數(shù)字表示，如“01”代表辦公室；問題用兩位數(shù)字表示，如“01”代表行政管理；順序號(hào)用三位數(shù)字表示，如“001”。3.例如，“202301身檔案類文件材料，包括職工的履歷表、工資表、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、職稱評(píng)審材料、勞動(dòng)合同等。4.財(cái)務(wù)檔案類文件材料包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算和決算資料等。5.其他類文件材料包括與疾控中心工作相關(guān)的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、宣傳資料、聲像資料等。（三）文件材料收集時(shí)間1.各科室應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料進(jìn)行整理，向綜合檔案室移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集整理，并移交綜合檔案室。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類法在年度分類的基礎(chǔ)上，按疾控中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行二級(jí)分類。3.問題分類法在機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，再按文件內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行三級(jí)分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度機(jī)構(gòu)問題順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”；機(jī)構(gòu)用兩位數(shù)字表示，如“01”代表辦公室；問題用兩位數(shù)字表示，如“01”代表行政管理；順序號(hào)用三位數(shù)字表示，如“001”。3.例如，“20230101001”表示2023年辦公室行政管理類的第一份檔案。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查閱和檢索。（五）裝訂要求1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊和牢固。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物、塑料夾等，對(duì)破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限劃分1.永久保管反映疾控中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)疾控中心工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案，主要是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)疾控中心工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為10年的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)疾控中心工作有查考利用價(jià)值的檔案。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題，如檔案霉變、蟲蛀、破損等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從疾控中心的實(shí)際工作需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.分析檔案的形成過程和利用情況，了解檔案在疾控中心工作中的作用和重要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、密級(jí)、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)疾控中心領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限、密級(jí)等情況。3.檔案工作人員的基本情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按照檔案管理部門的要求，定期填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如《檔案收進(jìn)移出情況統(tǒng)計(jì)表》《檔案保管情況統(tǒng)計(jì)表》《檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表》等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，按時(shí)報(bào)送上級(jí)檔案管理部門和疾控中心領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案利用（一）利用范圍1.為疾控中心行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目等提供檔案信息支持。2.為上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及社會(huì)公眾提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用檔案查閱應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱利用因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用根據(jù)利用者的需求，可為其提