PAGE油庫消防檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)油庫消防檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在油庫消防工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本油庫范圍內(nèi)消防檔案的管理工作，包括消防設(shè)施設(shè)備檔案、消防安全檢查檔案、火災(zāi)事故檔案、消防培訓(xùn)教育檔案等各類與油庫消防相關(guān)的檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：油庫消防檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類消防檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映油庫消防工作的實際情況，不得虛假或偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及油庫機(jī)密的消防檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.服務(wù)性原則：檔案管理工作要為油庫消防工作服務(wù)，為消防安全決策提供依據(jù)，為消防工作的開展提供支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善油庫消防檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管各類油庫消防檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。6.為油庫各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門消防檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室統(tǒng)一保管。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的形成和記錄。4.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)后上崗。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等，及時處理檔案管理中的問題。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理工作效率。三、檔案的分類與編號（一）消防設(shè)施設(shè)備檔案1.消防設(shè)施設(shè)備基本信息檔案：包括消防設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、購置時間、安裝位置等。2.消防設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)檔案：記錄消防設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、更換部件記錄等。3.消防設(shè)施設(shè)備檢測報告檔案：保存消防設(shè)施設(shè)備的定期檢測報告、年度檢測報告等。（二）消防安全檢查檔案1.日常消防安全檢查檔案：記錄每日、每周、每月等定期消防安全檢查的情況，包括檢查時間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。2.專項消防安全檢查檔案：針對特定的消防安全問題或區(qū)域進(jìn)行的專項檢查記錄，如消防通道專項檢查、電氣設(shè)備專項檢查等。3.季節(jié)性消防安全檢查檔案：根據(jù)不同季節(jié)的特點進(jìn)行的消防安全檢查記錄，如夏季防火檢查、冬季防寒保暖檢查等。（三）火災(zāi)事故檔案1.火災(zāi)事故報告檔案：包括火災(zāi)事故發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、損失情況、原因分析等報告材料。2.火災(zāi)事故調(diào)查檔案：保存火災(zāi)事故調(diào)查過程中形成的各種文件、資料、證據(jù)等。3.火災(zāi)事故處理檔案：記錄火災(zāi)事故的處理結(jié)果，如對相關(guān)責(zé)任人的處理決定、整改措施等。（四）消防培訓(xùn)教育檔案1.消防培訓(xùn)計劃檔案：制定的年度、季度、月度消防培訓(xùn)計劃。2.消防培訓(xùn)記錄檔案：每次消防培訓(xùn)的時間、地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、培訓(xùn)效果評估等記錄。3.員工消防培訓(xùn)檔案：員工個人的消防培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績等。（五）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案類別進(jìn)行編號。例如，消防設(shè)施設(shè)備檔案編號為“XFSSSB[具體編號]”，消防安全檢查檔案編號為“XFJCYJ[具體編號]”等。2.編號由數(shù)字和字母組成，數(shù)字部分按照檔案形成的時間順序或重要程度進(jìn)行排序，字母部分表示檔案類別。3.編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識別和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的消防檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分類，便于后續(xù)整理。（二）整理流程1.檔案室接收各部門移交的檔案資料后，首先對檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.對審核合格的檔案資料進(jìn)行分類，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。5.對裝訂好的檔案進(jìn)行編目，填寫檔案盒封面、脊背等信息，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。五、檔案的保管（一）保管場所1.油庫消防檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃（具體溫度范圍），相對濕度控制在45%（具體濕度范圍）。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、應(yīng)急照明等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用電子存儲或紙質(zhì)副本等，備份資料應(yīng)與原件分開保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案的動態(tài)管理。（三）保管期限1.消防設(shè)施設(shè)備檔案、消防安全檢查檔案、消防培訓(xùn)教育檔案等長期保存。2.火災(zāi)事故檔案應(yīng)永久保存。3.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.油庫內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，登記內(nèi)容包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的等。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱消防檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。4.借閱人員歸還檔案時，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定是否需要銷毀。2.對仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，一式兩份。3.將《檔案銷毀清冊》報油庫主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立油庫消防檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新形成的檔案資料，刪除已銷毀或過期的檔案信息。（三）系統(tǒng)安