PAGE司法所檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強司法所檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所全體工作人員在檔案管理工作中涉及的各類檔案資料，包括但不限于案件卷宗、工作文件、當事人信息等。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對檔案信息實行嚴格的保密措施，確保不被非法獲取、篡改或泄露。2.合法合規(guī)原則：檔案保密管理工作必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，采取相應的保密措施。4.預防為主原則：注重檔案保密管理的全過程，從檔案的形成、收集、整理、存儲、利用到銷毀等環(huán)節(jié)，都要采取有效的保密措施，預防信息泄露事件的發(fā)生。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案保密管理制度，并組織實施。2.對檔案的收集、整理、歸檔、存儲等工作進行指導和監(jiān)督，確保檔案整理規(guī)范、存儲安全。3.負責檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置合理的用戶權限，防止未經授權的訪問。4.定期對檔案保密管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案保密管理制度，負責具體的檔案管理工作。2.做好檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的準確性和完整性。3.按照規(guī)定的存儲方式和要求，妥善保管檔案，防止檔案損壞、丟失或泄露。4.嚴格控制檔案的查閱、借閱和使用權限，做好登記和記錄工作。5.對檔案信息進行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的安全性。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實性和完整性。2.在檔案形成過程中，各部門應嚴格按照保密要求進行操作，防止檔案信息在流轉過程中泄露。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定的程序和要求提供相關檔案資料。三、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.案件檔案：包括各類司法案件的卷宗材料，如立案審批表、調查筆錄、證據(jù)材料、法律文書等。2.工作文件檔案：司法所日常工作中形成的各類文件，如工作計劃、總結、報告、通知、會議紀要等。3.當事人信息檔案：涉及當事人的個人基本信息、案件處理情況等資料。4.其他檔案：如財務檔案、設備檔案、人事檔案等與司法所工作相關的其他各類檔案。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性、敏感性和影響范圍，將檔案分為絕密級、機密級和秘密級。1.絕密級檔案：涉及國家安全、重大案件機密等重要信息，一旦泄露將對國家利益或司法工作造成重大損害的檔案。2.機密級檔案：涉及重要案件線索、敏感當事人信息等，泄露后可能對司法工作產生較大影響的檔案。3.秘密級檔案：一般性的案件資料、工作文件等，泄露后可能對工作造成一定影響的檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應及時將本部門形成的檔案資料收集齊全，按照檔案管理的要求進行整理和分類。2.在檔案收集過程中，要確保檔案資料的真實性、完整性和準確性，不得遺漏重要信息。3.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并定期進行備份。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行統(tǒng)一整理，按照分類標準進行分類編號。2.對檔案資料進行編目，編制檔案目錄索引，方便查找和利用。3.對破損、褪色的檔案資料進行修復和復制，確保檔案的可讀性和完整性。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行加密處理。存儲設備應定期進行維護和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，可采用異地存儲的方式，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管措施1.檔案庫房應設置專人負責管理，嚴格限制無關人員進入。2.定期對檔案進行清點和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等情況。3.對檔案存儲環(huán)境進行監(jiān)測，確保溫度、濕度等條件符合要求。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等信息。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.絕密級檔案：未經上級主管部門批準，任何人不得查閱。2.機密級檔案：司法所工作人員因工作需要查閱的，需經檔案管理部門負責人批準，并在指定地點查閱。3.秘密級檔案：司法所工作人員可在檔案管理部門辦理查閱手續(xù)后，在規(guī)定時間內查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結果，為查閱人員提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容，不得在檔案上涂改、標記。（三）借閱權限1.絕密級檔案：嚴禁借閱。2.機密級檔案：因特殊工作需要借閱的，需經司法所負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。3.秘密級檔案：司法所工作人員因工作需要借閱的，經檔案管理部門負責人批準后，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、原因、借閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結果，為借閱人員提供相應的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。借閱期滿后，應及時歸還檔案。七、檔案的利用與審批（一）檔案利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，不得損害國家利益、當事人合法權益和司法所的聲譽。2.在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（二）檔案利用審批1.司法所工作人員因工作需要利用檔案資料的，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的目的、內容、范圍等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結果，對符合利用條件的檔案進行登記，并按照規(guī)定提供利用服務。（三）檔案利用方式1.查閱：按照本制度規(guī)定的查閱程序進行查閱。2.復制：經檔案管理部門批準，查閱人員可對檔案資料進行復制，但應保證復制件與原件一致，并注明復制日期和用途。3.摘錄：查閱人員可根據(jù)工作需要對檔案資料進行摘錄，但應經檔案管理部門審核同意，并注明摘錄內容的出處。八、檔案的保密措施（一）人員保密管理1.加強對檔案管理人員和涉及檔案工作的其他人員的保密教育，提高保密意識。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對涉及檔案工作的人員進行定期的保密檢查和考核，對違反保密規(guī)定的人員進行嚴肅處理。（二）物理安全措施1.檔案庫房應安裝門禁系統(tǒng)，并設置監(jiān)控設備，對進出人員和庫房情況進行實時監(jiān)控。2.檔案存儲設備應設置密碼保護，并定期更換密碼。3.對檔案庫房的門窗、通風口等部位進行防護，防止外部人員非法進入庫房。（三）信息安全措施1.對檔案信息進行加密處理，采用先進的加密算法，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復工作，并安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件。3.嚴格控制檔案信息的訪問權限，根據(jù)人員的工作職責和權限級別，設置不同的訪問級別，防止未經授權的訪問。（四）網(wǎng)絡安全措施1.加強對檔案管理網(wǎng)絡的安全管理，建立網(wǎng)絡安全管理制度和應急預案。2.對網(wǎng)絡設備進行定期維護和檢查，確保網(wǎng)絡運行穩(wěn)定。3.對通過網(wǎng)絡傳輸?shù)臋n案信息進行加密傳輸，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。九、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因保管不善導致?lián)p壞、變質無法修復的檔案。3.經上級主管部門批準銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.申請表經司法所負責人批準后，組織人員對檔案進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。（三）銷毀方式1.紙質檔案一般采用焚燒或粉碎的方式進行銷毀。2.電子檔案應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲設備進行格式化處理。十、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案保密管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.司法所內部設立監(jiān)督舉報機制，鼓勵全體工作人員對違反檔案保密制度的行為進行舉報。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門對檔案保密管理工作的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.主動接受司法行政機關、保密部門等相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好各項工作。十一、責任追究（一）責任界定1.因故意或重大過失導致檔案信息泄露的，由直接責任人承擔主要責任。