PAGE企業(yè)檔案儲(chǔ)藏室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案儲(chǔ)藏室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有檔案資料在儲(chǔ)藏室的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案儲(chǔ)藏室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案儲(chǔ)藏室管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)企業(yè)各部門形成的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和保密。5.為企業(yè)各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架等。3.對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。5.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.企業(yè)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。3.企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.企業(yè)的技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、專利證書等。6.企業(yè)的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的歸檔和保管。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊和牢固。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案按照分類編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入檔案儲(chǔ)藏室。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、檔案名稱、編號(hào)等信息。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案包括企業(yè)的重要文件、合同、協(xié)議等；長(zhǎng)期保管的檔案包括企業(yè)的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年；短期保管的檔案包括企業(yè)的臨時(shí)性文件、資料等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案儲(chǔ)藏室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容和目的。2.檔案管理部門對(duì)查詢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)查詢。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出檔案儲(chǔ)藏室。4.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查詢登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱內(nèi)容、目的和期限。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）限制與審批1.涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查詢和借閱。2.查詢和借閱重要檔案，應(yīng)經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對(duì)檔案的查詢和借閱情況應(yīng)進(jìn)行記錄，以備查閱。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎決定的原則。（二）鑒定程序1.檔案管理部門組織成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。4.將檔案銷毀清單報(bào)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀方法1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實(shí)性和完整性。4.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、查詢、借閱等功能。2.提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的利用和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，將紙質(zhì)檔案錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案信息，應(yīng)采取加密等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.企業(yè)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案儲(chǔ)藏室的管理工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作情況。3.檔案的查詢、借閱、鑒定、銷毀等工作情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）問題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，確保檔案管理工作符合要求。3.對(duì)整改不力的部