PAGE員工檔案建立及管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司員工檔案的建立與管理，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。2.完整性原則：全面收集員工的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、績(jī)效考核等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、員工檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫2.身份證號(hào)碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間2.學(xué)位證書(shū)編號(hào)、學(xué)歷證書(shū)編號(hào)3.參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)（三）工作經(jīng)歷1.入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位名稱2.擔(dān)任的職位、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)3.離職原因（四）勞動(dòng)合同及社保信息1.勞動(dòng)合同簽訂時(shí)間、期限、工作崗位2.社保繳納情況，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)（五）績(jī)效考核記錄1.月度、季度、年度績(jī)效考核結(jié)果2.考核指標(biāo)完成情況、評(píng)價(jià)意見(jiàn)（六）培訓(xùn)記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)講師2.外部培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)費(fèi)用（七）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因2.受到的處罰，包括處罰名稱、處罰時(shí)間、處罰原因（八）職業(yè)資格證書(shū)及技能證書(shū)1.職業(yè)資格證書(shū)名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間2.技能證書(shū)名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間（九）其他重要信息1.員工的個(gè)人特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好2.員工的健康狀況、體檢報(bào)告三、員工檔案的建立（一）檔案建立流程1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)發(fā)放員工檔案登記表2.員工如實(shí)填寫(xiě)檔案登記表，并提交相關(guān)證明材料3.人力資源部門(mén)對(duì)員工提交的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)有效4.審核通過(guò)后，人力資源部門(mén)將員工檔案信息錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案（二）檔案材料的收集與整理1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工的各類檔案材料2.對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類整理，確保材料的完整性和規(guī)范性3.將整理好的材料按照檔案內(nèi)容的順序進(jìn)行裝訂，形成員工個(gè)人檔案（三）檔案編號(hào)與存放1.為每位員工的檔案分配唯一的編號(hào)2.將員工檔案存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列3.建立檔案存放索引，方便查詢和管理四、員工檔案的管理（一）檔案借閱管理1.因工作需要借閱員工檔案的，需填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批3.人力資源部門(mén)審批通過(guò)后，借閱人方可借閱檔案4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人5.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案（二）檔案查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批3.人力資源部門(mén)審批通過(guò)后，查閱人方可查閱檔案4.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)5.查閱期間，查閱人應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容（三）檔案更新管理1.員工的基本信息、工作經(jīng)歷、績(jī)效考核等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交相關(guān)證明材料2.人力資源部門(mén)對(duì)員工提交的材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后及時(shí)更新員工檔案3.定期對(duì)員工檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性（四）檔案保密管理1.人力資源部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)員工檔案的管理，確保檔案的保密性2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容3.非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得接觸員工檔案4.因工作需要接觸員工檔案的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議五、員工檔案的保管期限（一）員工在職期間，檔案由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)保管（二）員工離職后，檔案繼續(xù)保管[X]年，期滿后按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或封存六、員工檔案的銷毀（一）檔案銷毀條件1.檔案保管期限已滿2.檔案內(nèi)容已失去保存價(jià)值（二）檔案銷毀流程1.人力資源部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，制定檔案銷毀清單2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案內(nèi)容、銷毀時(shí)間等信息3.按照檔案銷毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)