PAGE水利局機(jī)關(guān)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利局機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及水利行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機(jī)關(guān)各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水利局機(jī)關(guān)檔案由局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映水利局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理本局在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件材料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類、編號(hào)、檢索等體系，提高檔案查閱效率，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用提供服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本局機(jī)關(guān)各部門形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案查閱利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存的確定。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案實(shí)體安全。6.對(duì)本局機(jī)關(guān)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局檔案管理水平。7.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為機(jī)關(guān)工作決策、項(xiàng)目建設(shè)、歷史研究等提供檔案資料服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交局綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和借閱登記等工作，配合綜合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案，確保檔案的安全和保密。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.本局機(jī)關(guān)各部門在起草文件、辦理業(yè)務(wù)、開(kāi)展活動(dòng)等過(guò)程中，應(yīng)同步形成規(guī)范、完整的文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料和紙張。2.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行形成和處理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)采用通用格式，存儲(chǔ)在符合安全要求的載體上，并進(jìn)行備份。（二）文件材料收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。3.本局召開(kāi)的各類會(huì)議的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開(kāi)展的各類業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.本局干部職工的人事檔案材料，包括任免文件、考核材料、工資福利材料、獎(jiǎng)懲材料等。6.本局財(cái)務(wù)工作形成的文件材料，如預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。7.本局的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告等。8.本局參與的對(duì)外合作項(xiàng)目、交流活動(dòng)等形成的文件材料。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件材料收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的一個(gè)月內(nèi)，完成初步整理，并向局綜合檔案室移交。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的半個(gè)月內(nèi)移交。3.人事檔案材料應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)收集整理并移交。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.本局機(jī)關(guān)檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法。2.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行劃分，一年為一個(gè)類別。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)本局機(jī)關(guān)的部門設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類別，如辦公室、規(guī)劃計(jì)劃科、工程建設(shè)科、水資源管理科等。4.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。（三）整理要求1.紙質(zhì)檔案的整理去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照分類方法，對(duì)文件材料進(jìn)行排列編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄。填寫案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止日期、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。裝訂案卷，采用三孔一線的方法，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.電子檔案的整理按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類方法，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。建立電子文件的元數(shù)據(jù)，記錄文件的背景信息、形成時(shí)間、來(lái)源等。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+保管期限代碼+順序號(hào)”的格式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：根據(jù)本局機(jī)關(guān)部門設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，編制相應(yīng)的代碼，如辦公室為“01”，規(guī)劃計(jì)劃科為“02”等。4.保管期限代碼：永久為“Y”，30年為“D30”，10年為“D10”。5.順序號(hào)：按照檔案整理后的排列順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。（二）編號(hào)示例例如，2023年辦公室形成的永久保管的第5卷檔案，編號(hào)為“202301Y005”。六、檔案編目（一）編目?jī)?nèi)容1.紙質(zhì)檔案編目編制卷內(nèi)目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。編制全宗指南，介紹本局機(jī)關(guān)的基本情況、檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容與成分等。2.電子檔案編目編制電子檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、存儲(chǔ)位置等項(xiàng)目。建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便快速查詢電子檔案。（二）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于檔案的查閱和利用。2.編目信息應(yīng)與檔案實(shí)體一致，不得隨意更改。3.編目工作應(yīng)在檔案整理完成后及時(shí)進(jìn)行，確保編目信息的時(shí)效性。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.局綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備，如消防器材、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案架、檔案柜、電腦、打印機(jī)等，便于檔案的整理、查閱和管理。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免平放擠壓，確保檔案的平整和安全。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照存儲(chǔ)位置進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案本局制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的規(guī)章制度、重要工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。本局的機(jī)構(gòu)演變、人事任免、重大事件等方面的文件材料。涉及本局重要業(yè)務(wù)工作的合同協(xié)議、項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件等。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件。2.定期保管30年的檔案本局一般性業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本局召開(kāi)的一般性會(huì)議文件、記錄等。本局開(kāi)展的一般性項(xiàng)目的文件材料，如項(xiàng)目實(shí)施方案、階段性報(bào)告等。3.定期保管10年的檔案本局短期工作活動(dòng)中形成的文件材料，如臨時(shí)性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。本局一般性事務(wù)性文件材料，如一般性的請(qǐng)示、批復(fù)等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員以及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。2.檔案銷毀對(duì)已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。八、檔案利用（一）利用范圍1.本局機(jī)關(guān)各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及檔案利用的法律法規(guī)規(guī)定的其他情況。（二）利用方式1.查閱檔案本局機(jī)關(guān)各部門查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到綜合檔案室查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本局提出查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱檔案本局機(jī)關(guān)各部門因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用者姓名、單位、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)水利局機(jī)關(guān)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、編目、保管、利用等全過(guò)程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、鑒定銷毀等功能，方便檔案管理人員操作和利用。2.電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)工作，確保電子檔案的完整性和安全性。建立電子檔案?jìng)浞輽C(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。利用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理，提高電子檔案的利用效率。3.檔案數(shù)字化對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循