PAGE規(guī)范基礎(chǔ)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司基礎(chǔ)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，涵蓋公司在運營管理、業(yè)務(wù)活動、財務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等各個方面形成的基礎(chǔ)檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免錯誤或虛假記錄。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.可利用性原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類基礎(chǔ)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時效性。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并配合公司檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向公司檔案管理部門移交檔案。4.在工作中需要查閱檔案時，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，妥善保管所查閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、銷毀。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃與總結(jié)，印章管理文件等。2.運營管理類：涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)鏈管理等方面的文件資料。3.財務(wù)管理類：包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。4.人力資源管理類：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、績效管理、勞動合同等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)合同類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及其相關(guān)的審批文件、執(zhí)行記錄等。6.項目管理類：項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目驗收文件等。7.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“類別代碼+年度+流水號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政管理類為“XZ”，運營管理類為“YY”等。3.年度：以公元紀(jì)年表示，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。例如，行政管理類2023年的第5份文件編號為“XZ2023005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性和時效性。2.收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件等，同時注意收集電子文件。3.對于重要文件，應(yīng)收集多個版本進(jìn)行對比和保存，以反映文件的形成過程和演變情況。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，并填寫檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對文件進(jìn)行排序，可按照時間順序、重要程度等進(jìn)行排列，確保檔案的邏輯性和系統(tǒng)性。4.去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件進(jìn)行修補或復(fù)制。5.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并與紙質(zhì)文件建立對應(yīng)關(guān)系。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢。2.對于重大項目或緊急業(yè)務(wù)活動形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動完成后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.將檔案移交至公司檔案管理部門，公司檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進(jìn)行整改。（三）檔案移交要求1.移交的檔案應(yīng)保持整理后的原狀，不得隨意更改或丟失。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由移交部門留存，一份由公司檔案管理部門存檔。3.電子檔案應(yīng)通過公司規(guī)定的存儲介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行移交，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，年度財務(wù)報告等。3.長期保管的檔案期限為[具體年限]，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動文件、項目檔案、合同協(xié)議等。4.短期保管的檔案期限為[具體年限]，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、日常行政文件等。（二）保管方式1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保護(hù)措施1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全防范，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案的損壞、丟失等問題。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱和利用，同時減少紙質(zhì)檔案的使用，降低檔案損壞的風(fēng)險。4.加強對檔案管理人員的安全意識教育，提高其對檔案保護(hù)工作的重視程度。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門審批，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定收取查閱費用。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批文件。2.公司檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排查閱時間和地點。3.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案進(jìn)行復(fù)印、復(fù)制等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個人需要利用公司檔案進(jìn)行復(fù)印、復(fù)制等，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照規(guī)定收取費用。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，定期對檔案的利用效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的