PAGE廣東檔案室?guī)旆抗芾碇贫纫?、總則（一）目的為加強(qiáng)廣東檔案室?guī)旆抗芾?，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東檔案室?guī)旆康墓芾砉ぷ?，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和保管，提高管理效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為檔案的查閱、借閱等利用工作提供便利，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的重要文件、資料。3.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。4.本單位重要會議、重大活動形成的文件、資料。5.本單位干部職工個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（三）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。3.對歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目、裝盒等操作，確保歸檔文件的整齊、規(guī)范。三、庫房管理（一）庫房選址與布局1.庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。3.檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案的分類和保管期限進(jìn)行排列存放。（二）庫房環(huán)境要求1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥、鼠夾等，確保庫房安全。（三）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類和保管期限進(jìn)行有序存放，不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案存儲應(yīng)遵循便于查找和利用的原則，同一類檔案應(yīng)集中存放，標(biāo)識清晰。3.對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）庫房安全管理1.庫房應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的安全防范意識和技能。2.庫房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。3.庫房應(yīng)建立安全檢查制度，定期對庫房的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，如定期檢查消防器材、門窗鎖具、除濕設(shè)備、防蟲藥、鼠夾等，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。5.制定應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。四、檔案保管（一）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管措施1.對不同保管期限的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如永久保管的檔案應(yīng)進(jìn)行重點保護(hù)，長期保管的檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，短期保管的檔案應(yīng)在保管期滿后按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案保管應(yīng)建立檔案保管登記簿，詳細(xì)記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱完畢后，應(yīng)將檔案及時歸還檔案室管理人員，由管理人員進(jìn)行核對和清點，確保檔案的安全和完整。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)量和期限，一般不得超過[X]卷（冊），借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在檔案室管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出本單位。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得丟失、損壞、泄密等，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，由檔案室管理人員進(jìn)行檢查和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷（冊）審查，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定意見，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。（四）銷毀記錄對檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案清單、監(jiān)銷人員等信息，記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為單位各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保數(shù)字化檔案的清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、著錄、掛接等處理，建立準(zhǔn)確的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)熟悉系統(tǒng)操作和維護(hù)