PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路建設、養(yǎng)護、管理等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得偽造、篡改檔案。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、內(nèi)容特點、保管期限等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本所檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定的保管期限進行保管和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.開展檔案利用服務工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所各項工作提供檔案信息支持，做好檔案查閱、借閱登記等工作。7.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關信息。3.嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施，保證檔案的安全完整。4.積極開展檔案信息化工作，提高檔案管理的信息化水平，為檔案利用提供便利。5.遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，維護檔案信息安全。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。3.公路建設項目的立項批復、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、招投標文件、合同協(xié)議等。4.公路養(yǎng)護工作的計劃、方案、記錄、檢查報告等。5.路政管理工作的巡查記錄、案件處理文件、許可證發(fā)放記錄等。6.財務工作的憑證、賬簿、報表等。7.人事工作的檔案、考勤記錄、培訓資料等。8.其他與鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。4.各部門應定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容特點等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、公路建設類、公路養(yǎng)護類、路政管理類、財務管理類、人事管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。3.對于重要的檔案，應采用多種保管方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存、復印件與原件分別保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所的重要文件、規(guī)章制度、歷史資料等。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括公路建設項目的重要文件、養(yǎng)護工作的長期記錄等。4.短期保管的檔案一般為1年至10年，主要包括一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。5.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所的實際情況進行，確保檔案的保管期限合理、準確。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結果應形成報告，上報鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所領導，并對存在的問題進行整改。五、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關單位及其他有關部門因工作需要查閱檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱檔案的情況。（二）利用手續(xù)1.本所工作人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所領導簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定小組進行鑒定。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定是否銷毀，并簽署鑒定意見。3.對經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所領導審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和服務水平，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)公路所各項工作提供更加便捷、高效的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)字化掃描1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家規(guī)定的標準，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，存儲格式應便于長期保存和利用。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.對掃描后的電子文件進行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.將錄入的數(shù)據(jù)與電子文件進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（四）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理部門和利用人員進行操作。2.系統(tǒng)應具有權限管理功能，不同人員根據(jù)其職責和權限訪問相應的檔案信息，確保檔案信息安全。3.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）安全管理1.加強檔案信息化