PAGE食品小作坊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強食品小作坊管理，規(guī)范檔案管理工作，確保食品小作坊生產(chǎn)經(jīng)營活動的合法性、規(guī)范性和可追溯性，保障食品安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本食品小作坊內(nèi)各類與生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)檔案的管理，包括但不限于生產(chǎn)記錄、進貨查驗記錄、銷售記錄、人員健康檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、食品安全自查檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確反映食品小作坊的生產(chǎn)經(jīng)營情況。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料齊全。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準和要求進行記錄和整理。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。5.可追溯性原則：通過檔案能夠快速、準確追溯食品生產(chǎn)經(jīng)營的全過程。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理崗位，配備具備一定專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）各部門職責1.生產(chǎn)部門：負責提供生產(chǎn)過程中的各類記錄，包括生產(chǎn)批次、產(chǎn)量、生產(chǎn)工藝參數(shù)等。2.采購部門：整理和提供進貨查驗記錄，如供應(yīng)商資質(zhì)證明、進貨票據(jù)、食品原料檢驗報告等。3.銷售部門：記錄銷售情況，包括銷售日期、品種、數(shù)量、客戶信息等。4.質(zhì)量控制部門：提供食品安全自查記錄、檢驗檢測報告等相關(guān)檔案資料。5.人力資源部門：建立和管理人員健康檔案，記錄員工健康狀況、培訓情況等。6.設(shè)備管理部門：負責設(shè)備設(shè)施檔案的建立和維護，包括設(shè)備采購合同、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。3.嚴格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。4.按照規(guī)定的期限妥善保管檔案，對到期檔案進行鑒定和銷毀。5.協(xié)助各部門做好檔案資料的收集和整理工作，提供檔案管理方面的指導和培訓。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.生產(chǎn)管理檔案：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)記錄等。2.質(zhì)量管理檔案：涵蓋食品安全自查記錄、檢驗檢測報告、不合格品處理記錄等。3.采購管理檔案：有供應(yīng)商檔案、進貨查驗記錄、采購合同等。4.銷售管理檔案：包含銷售合同、銷售記錄、客戶投訴處理記錄等。5.人員管理檔案：如人員健康檔案、培訓檔案、考勤記錄等。6.設(shè)備設(shè)施檔案：涉及設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等。7.文件資料檔案：包括法律法規(guī)文件、標準規(guī)范、內(nèi)部管理制度、通知公告等。（二）編號規(guī)則采用分類編號法，對每一類檔案進行編號。編號由類別代碼、年份代碼、流水號組成。例如：生產(chǎn)管理檔案的編號為SC[年份代碼][流水號]，其中SC為生產(chǎn)管理檔案類別代碼，[年份代碼]為四位數(shù)字表示年份，[流水號]為三位數(shù)字表示該類別檔案的順序號。其他類別檔案編號規(guī)則類推。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理職責，定期將各自產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號，并編制檔案目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。3.將檔案資料按照編號順序排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）上標明檔案類別、編號范圍等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案資料按照類別和編號順序存入檔案柜或檔案庫房，并填寫檔案存放位置索引。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.長期保管檔案：涉及食品安全關(guān)鍵環(huán)節(jié)的記錄、法律法規(guī)文件、人員資質(zhì)證明等，保管期限不少于[具體年限]年。2.中期保管檔案：如生產(chǎn)記錄、進貨查驗記錄、銷售記錄等，保管期限不少于[具體年限]年。3.短期保管檔案：一般性的文件資料、臨時記錄等，保管期限不少于[具體年限]年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。對電子檔案應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本食品小作坊內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱日期、查閱人、檔案名稱、查閱用途等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或損壞檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報食品小作坊負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽換。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)責任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如無問題，在借閱申請表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私、食品安全關(guān)鍵信息等檔案資料予以保密。2.未經(jīng)批準，不得向任何單位或個人提供檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，如涉及保密內(nèi)容，應(yīng)提醒查閱、借閱人員注意保密。4.對檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，定期檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，保護檔案安全，并按照規(guī)定向上級主管部門報告。3.對檔案管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.檔案管理人員定期對保管期滿的檔案進行鑒定，填寫《檔案鑒定申請表》，提出鑒定意見和銷毀建議。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及專業(yè)人員組成。鑒定小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進行審核，并形成鑒定結(jié)論。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（二）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理，并在存儲介質(zhì)上進行銷毀標記。2.在銷毀檔案時，應(yīng)