PAGE學(xué)生資助檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生資助檔案室的規(guī)范化管理，確保學(xué)生資助檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校學(xué)生資助工作中形成的各類檔案資料的管理，包括資助政策文件、學(xué)生資助申請(qǐng)材料、評(píng)審記錄、資金發(fā)放憑證、受助學(xué)生信息等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生資助工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存學(xué)生資助工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)，確保檔案管理工作的規(guī)范化。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率，為學(xué)生資助工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生資助檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)和保管等日常工作。2.建立健全學(xué)生資助檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫(kù)情況、借閱情況等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和要求，為學(xué)校各部門、師生及其他相關(guān)人員提供檔案查詢、借閱服務(wù)。5.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）資助管理部門職責(zé)1.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)生資助檔案室的工作，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.負(fù)責(zé)組織本部門及相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高檔案管理意識(shí)。3.對(duì)學(xué)生資助檔案的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室移交應(yīng)歸檔的學(xué)生資助檔案資料。5.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）學(xué)校其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門學(xué)生資助檔案資料的收集、整理和保管工作，并按照學(xué)校檔案管理的要求，定期向檔案室移交相關(guān)檔案。2.在開展學(xué)生資助工作過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求形成檔案資料，確保檔案質(zhì)量。3.積極配合檔案室做好檔案管理工作，不得拒絕或拖延移交檔案資料，不得擅自銷毀或涂改檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門頒發(fā)的有關(guān)學(xué)生資助工作的政策文件、法規(guī)、制度等。2.學(xué)校制定的學(xué)生資助工作實(shí)施辦法、操作規(guī)程、管理規(guī)定等。3.學(xué)生資助申請(qǐng)材料，包括申請(qǐng)表、證明材料、家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表等。4.學(xué)生資助評(píng)審記錄，如評(píng)審會(huì)議紀(jì)要、評(píng)審結(jié)果公示等。5.學(xué)生資助資金發(fā)放憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收表等。6.受助學(xué)生信息資料，包括學(xué)生基本信息、資助情況記錄等。7.學(xué)生資助工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等。8.其他與學(xué)生資助工作有關(guān)的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在學(xué)生資助工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照學(xué)生資助工作的類別和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為政策文件類、申請(qǐng)材料類、評(píng)審記錄類、資金發(fā)放類、受助學(xué)生信息類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂：對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、密集架、防火保險(xiǎn)柜等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.學(xué)生資助檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：上級(jí)主管部門頒發(fā)的有關(guān)學(xué)生資助工作的重要政策文件、法規(guī)、制度等；學(xué)校制定的學(xué)生資助工作長(zhǎng)期有效的實(shí)施辦法、操作規(guī)程、管理規(guī)定等；涉及學(xué)生重大利益的資助申請(qǐng)材料、評(píng)審記錄、資金發(fā)放憑證等。3.長(zhǎng)期保管：學(xué)生資助工作的年度總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；學(xué)生資助申請(qǐng)材料、評(píng)審記錄、資金發(fā)放憑證等一般性檔案資料，保管期限為10年。4.短期保管：臨時(shí)性的學(xué)生資助工作文件、資料等，保管期限為3年。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案管理臺(tái)賬一致。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門會(huì)同資助管理部門及相關(guān)人員共同進(jìn)行，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失、信息泄露等，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.學(xué)校內(nèi)部各部門、師生及其他相關(guān)人員因工作需要查詢學(xué)生資助檔案時(shí)，應(yīng)填寫《學(xué)生資助檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容、目的、范圍等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《學(xué)生資助檔案查詢申請(qǐng)表》提交檔案室，檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查詢條件的，予以受理。3.檔案室工作人員按照規(guī)定的程序和要求為查詢?nèi)藛T提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T姓名、查詢內(nèi)容、查詢目的等。（二）借閱程序1.因工作需要借閱學(xué)生資助檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)生資助檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《學(xué)生資助檔案借閱申請(qǐng)表》提交檔案室，檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以受理。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）限制規(guī)定1.涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得對(duì)外提供查詢和借閱。2.永久保管的檔案，原則上不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱檔案的數(shù)量一般不得超過5卷（冊(cè)），借閱期限一般不得超過15個(gè)工作日。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)生資助檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.利用信息化手段對(duì)學(xué)生資助檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.通過信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與學(xué)校其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和交互，為學(xué)校決策提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案室工作人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.學(xué)生資助檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.學(xué)生資助申請(qǐng)人數(shù)、受助人數(shù)、資助金額等數(shù)據(jù)。3.學(xué)生資助工作的開展情況，如評(píng)審?fù)ㄟ^率、資金發(fā)放率等。4.其他與學(xué)生資助檔案管理相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期對(duì)學(xué)生資助檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為年度統(tǒng)計(jì)。2.采用手工統(tǒng)計(jì)和信息化統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較，總結(jié)學(xué)生資助工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為改進(jìn)